من طلب شراء إلى قيد يومية متوازن ومرحّل
عندما تكون الأوامر وسجلات الاستلام وطلبات الدفع في أماكن منفصلة، قد يتطلب الاستعداد للمراجعة جمع السجلات من الملفات والبريد الإلكتروني.
التصريح بالشراء، وإثبات الالتزام على الميزانية، واستلام البضائع، والترحيل إلى دفتر الأستاذ خطوات مختلفة. يحافظ هذا المسار على استقلال سجلاتها ويربطها بالمشروع.
كيف يسير المسار
تابع عمل فريقك من إرسال البيانات إلى النتائج التي تمت مراجعتها.
-
من يتخذ الإجراء
مقدم طلب من فريق البرامج أو العمليات
ينشئ طلب شراء مرتبطًا بمشروع وبند في الميزانية.
ما الذي يحميه ذلك
يمكن فقط للموظفين المخوّلين لهذا المشروع الموافقة.
- السجل الناتج
- طلب شراء يتضمن سياق المشروع والميزانية.
- المسؤول التالي
- المخوّل بالموافقة على المشتريات لذلك المشروع.
-
من يتخذ الإجراء
مخوّل بالموافقة على المشتريات
يصدر أمر الشراء لمورّد مستوفٍ لشروط الأهلية.
ما الذي يحميه ذلك
تُظهر أوامر الشراء الأموال الملتزم بها مقابل ميزانية المشروع.
- السجل الناتج
- أمر شراء مع التزام قائم ظاهر ضمن الميزانية.
- المسؤول التالي
- الشخص الذي يستلم البضائع.
-
من يتخذ الإجراء
مسؤول مخزن أو استلام
يسجّل ما وصل فعليًا مقابل ذلك الأمر.
ما الذي يحميه ذلك
تُبرز سجلات استلام البضائع الفروق التي تحتاج إلى اهتمام فريقك.
- السجل الناتج
- سجل استلام بضائع بالكميات المقبولة وأي فروق للمراجعة.
- المسؤول التالي
- الفريق المالي.
-
من يتخذ الإجراء
مسؤول مخوّل بالموافقة على المدفوعات
يراجع طلب الدفع ويسجل قرار الموافقة.
ما الذي يحميه ذلك
يمكن فقط للموظفين المخوّلين لهذا المشروع الموافقة. لا يمكن لمن أنشأ الطلب الموافقة عليه. لا يمكن للشخص نفسه الموافقة على أكثر من خطوة واحدة في الطلب. تحدد مؤسستك حدود الموافقة.
- السجل الناتج
- تسجل قرارات المراجعة من اتخذ الإجراء ووقته وأي ملاحظات.
- المسؤول التالي
- الفريق المالي.
-
من يتخذ الإجراء
النظام، عند الموافقة النهائية
يرحّل قيد يومية متوازنًا واحدًا للطلب المعتمد.
ما الذي يحميه ذلك
تُرحّل الطلبات المعتمدة إلى دفتر الأستاذ مرة واحدة فقط.
- السجل الناتج
- قيد يومية مرحّل يمكن تتبعه إلى طلب الدفع وأمر الشراء والمشروع.
- المسؤول التالي
- نهاية المسار
الضوابط في هذا المسار
راجع هذه الضوابط إلى جانب النطاق والقيود أدناه.
تبقى الموافقة بيد فريق مشروعك
يمكن فقط للموظفين المخوّلين لهذا المشروع الموافقة. تحدد مؤسستك حدود الموافقة.
قرارات موافقة مستقلة
لا يمكن لمن أنشأ الطلب الموافقة عليه. لا يمكن للشخص نفسه الموافقة على أكثر من خطوة واحدة في الطلب.
سجلات واضحة لاستلام البضائع
تُبرز سجلات استلام البضائع الفروق التي تحتاج إلى اهتمام فريقك.
سجلات متوازنة وفترات محمية
تبقى قيود دفتر الأستاذ متوازنة، وتُحمى الفترات المحاسبية المغلقة.
السجلات التي تحصل عليها في النهاية
السجلات التي ينتجها هذا المسار، والتي سيطلب المدقق أو الجهة المانحة الاطلاع عليها.
- طلب شراء، وأمر شراء، وسجل استلام، وقيد يومية تشير جميعها إلى المشروع نفسه، ولكل منها سجل مستقل للصلاحيات.
- التزام قائم على الميزانية منذ لحظة إصدار الأمر، يُحرَّر إذا أُلغي الأمر.
- سجل استلام بضائع بالكميات المقبولة وأي فروق للمراجعة.
- تسجل قرارات المراجعة من اتخذ الإجراء ووقته وأي ملاحظات.
- تبقى قيود دفتر الأستاذ متوازنة، وتُحمى الفترات المحاسبية المغلقة.
النطاق والتوفر
راجع الاستخدامات المدعومة وحدود التقارير مع فريقك.
غير متاح حاليًا
- يسجّل التسوية، أي خروج الأموال فعليًا من الحساب، مع إثبات الدفع.
- يُحرّك المخزون المتاح بموجب إشعار استلام البضائع.
- لا يُحرّك إشعار استلام البضائع المخزون. فالمخزون المتاح والعهدة يُحفظان في سجل مخزون مستقل؛ والاستلام مقابل أمر شراء وتحديث الموجود في المخزن إجراءان مختلفان حاليًا.
- احتفظ بالطلبات والأوامر وسجلات الاستلام معاً للمراجعة.
- لا يوجد سجل تسوية ولا إثبات دفع. تُسجّل الموافقة والترحيل؛ أما خروج الأموال من البنك فلا يُسجّل. ولا تنفّذ EMPOBase تحويلات مصرفية.
- تحدد مؤسستك حدود الموافقة.
- هذه أدوات لضبط أموال المنح والتشغيل، وليست دفاتركم المحاسبية القانونية. يوجد دفتر الأستاذ هنا لتنظيم الالتزامات وسجلات الاستلام والموافقات وربطها بالمشاريع والتمويلات الممنوحة؛ ولا يحل محل المحاسبة القانونية أو القوائم المالية المدققة.
حول الصور في هذه الصفحة
العرض المالي في هذه الصفحة رسم توضيحي أعدّه هذا الموقع، وليس لقطة من التطبيق؛ فهو يبيّن شكل قائمة الانتظار، لا شاشة حقيقية. ويُشرح باقي المسار بالنص والمخطط بدلًا من شاشات محاكية، لأن محاكاة شاشة لم تُلتقط صورتها لا تُعد دليلًا.
رسم توضيحي
رسم توضيحي لعرض مالي يتضمن بنود الميزانية وقائمة انتظار لطلبات الدفع
اطلب عرضًا إرشاديًا لهذا المسار باستخدام بيانات نموذجية. راجع أدوار الموافقة وتحقق معنا من توفرها ضمن الخطط.
مسار العمل الآخر
من بيانات ميدانية مُرسلة إلى نتيجة يمكن إدراجها في التقارير