De uma requisição a um lançamento equilibrado e contabilizado
Quando pedidos, recebimentos e solicitações de pagamento ficam em lugares separados, preparar uma revisão pode exigir reunir registros de arquivos e e-mails.
Autorização de compra, compromisso orçamentário, recebimento de mercadorias e contabilização no razão são etapas diferentes. Este fluxo mantém os registros separados e os vincula ao projeto.
Como a cadeia funciona
Acompanhe o trabalho da sua equipe desde o envio até os resultados revisados.
-
Quem age
Uma pessoa solicitante de programas ou operações
Cria uma requisição vinculada a um projeto e uma rubrica orçamentária.
O que isso protege
Somente a equipe autorizada para este projeto pode aprovar.
- O que fica registrado
- Uma requisição com seu contexto de projeto e orçamento.
- Próximo responsável
- A pessoa responsável por aprovar compras para aquele projeto.
-
Quem age
Uma pessoa responsável por aprovar compras
Emite o pedido de compra para um fornecedor elegível.
O que isso protege
As ordens de compra mantêm os recursos comprometidos visíveis no orçamento do projeto.
- O que fica registrado
- Um pedido de compra e um compromisso vigente visível em relação ao orçamento.
- Próximo responsável
- Quem recebe as mercadorias.
-
Quem age
Uma pessoa responsável pelo almoxarifado ou pelo recebimento
Registra o que chegou fisicamente referente àquele pedido.
O que isso protege
Os recebimentos de mercadorias destacam diferenças que exigem a atenção da sua equipe.
- O que fica registrado
- Um recebimento de mercadorias com as quantidades aceitas e as diferenças a revisar.
- Próximo responsável
- Finanças.
-
Quem age
Uma pessoa autorizada a aprovar pagamentos
Revisa a solicitação de pagamento e registra uma decisão de aprovação.
O que isso protege
Somente a equipe autorizada para este projeto pode aprovar. A pessoa que criou uma solicitação não pode aprová-la. A mesma pessoa não pode aprovar mais de uma etapa de uma solicitação. Sua organização define os limites de aprovação.
- O que fica registrado
- As decisões de revisão registram quem agiu, quando e as notas.
- Próximo responsável
- Finanças.
-
Quem age
O sistema, na aprovação final
Contabiliza um único lançamento equilibrado para a solicitação aprovada.
O que isso protege
As solicitações aprovadas são lançadas no razão uma única vez.
- O que fica registrado
- Um lançamento contabilizado que permite rastrear a solicitação de pagamento, o pedido e o projeto.
- Próximo responsável
- Fim da cadeia
Controles deste fluxo de trabalho
Revise estes controles junto com o escopo e as limitações abaixo.
A aprovação fica com sua equipe de projeto
Somente a equipe autorizada para este projeto pode aprovar. Sua organização define os limites de aprovação.
Decisões de aprovação independentes
A pessoa que criou uma solicitação não pode aprová-la. A mesma pessoa não pode aprovar mais de uma etapa de uma solicitação.
Registros claros de recebimento de mercadorias
Os recebimentos de mercadorias destacam diferenças que exigem a atenção da sua equipe.
Registros equilibrados e períodos protegidos
Os lançamentos no razão permanecem equilibrados, e os períodos contábeis encerrados são protegidos.
O que você obtém ao final
Os registros que esta cadeia produz: aqueles que um auditor ou doador pedirá para consultar.
- Uma requisição, um pedido, um recebimento e um lançamento que identificam o mesmo projeto, cada um com seu próprio registro de autoridade, mantido separado.
- Um compromisso orçamentário vigente desde a emissão do pedido, liberado se ele for cancelado.
- Um recebimento de mercadorias com as quantidades aceitas e as diferenças a revisar.
- As decisões de revisão registram quem agiu, quando e as notas.
- Os lançamentos no razão permanecem equilibrados, e os períodos contábeis encerrados são protegidos.
Escopo e disponibilidade
Revise com sua equipe os usos compatíveis e os limites dos relatórios.
Não disponível atualmente
- Registra a liquidação do pagamento: que o dinheiro de fato saiu da conta, com comprovante de pagamento.
- Faz com que a nota de recebimento de mercadorias movimente o estoque disponível.
- Uma nota de recebimento de mercadorias não movimenta o estoque. Estoque disponível e custódia formam um registro de inventário separado; atualmente, receber com base em um pedido e atualizar o que há no almoxarifado são duas ações distintas.
- Mantenha juntas as solicitações, ordens e recebimentos para revisão.
- Não há registro de liquidação nem comprovante de pagamento. A aprovação e a contabilização são registradas; se o dinheiro saiu do banco, não. O EMPOBase não executa transferências bancárias.
- Sua organização define os limites de aprovação.
- Isto é controle de subvenções e fundos operacionais, não sua escrituração legal. O razão mantém compromissos, recebimentos e aprovações organizados por projeto e financiamento concedido; não substitui a contabilidade legal nem uma demonstração financeira auditada.
Sobre as imagens desta página
A visualização de finanças desta página é uma ilustração desenhada para este site, não uma captura do aplicativo: mostra a estrutura da fila, não uma tela real. O restante da cadeia é descrito em texto e diagrama em vez de telas simuladas, porque simular uma tela que não foi capturada não constitui evidência.
Ilustração
Ilustração de uma visualização de finanças com rubricas orçamentárias e uma fila de solicitações de pagamento
Solicite uma demonstração deste fluxo com dados de exemplo. Revise as funções de aprovação e confirme conosco a disponibilidade por plano.
O outro fluxo de trabalho
De um envio de campo a um resultado que pode entrar no relatório