De una solicitud de compra a un asiento equilibrado y contabilizado
Cuando las órdenes, las recepciones y las solicitudes de pago están en lugares separados, prepararse para una revisión puede exigir reconstruir registros a partir de archivos y correos electrónicos.
La autorización de compra, el compromiso presupuestario, la recepción de mercancías y la contabilización en el libro mayor son pasos distintos. Este flujo mantiene sus registros separados y los vincula al proyecto.
Cómo funciona la cadena
Siga el trabajo de su equipo desde el envío hasta los resultados revisados.
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Quién actúa
Una persona solicitante de programas u operaciones
Crea una solicitud de compra para un proyecto y una partida presupuestaria.
Qué protege
Solo el personal autorizado para este proyecto puede aprobar.
- Qué queda registrado
- Una solicitud de compra con el contexto de su proyecto y presupuesto.
- Siguiente responsable
- La persona responsable de aprobar compras para ese proyecto.
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Quién actúa
Una persona responsable de aprobar compras
Emite la orden de compra a un proveedor elegible.
Qué protege
Las órdenes de compra mantienen visibles los fondos comprometidos en el presupuesto del proyecto.
- Qué queda registrado
- Una orden de compra y un compromiso vigente visible frente al presupuesto.
- Siguiente responsable
- Quien recibe las mercancías.
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Quién actúa
Una persona responsable de almacén o recepción
Registra lo que llegó físicamente contra esa orden.
Qué protege
Las recepciones de mercancías destacan diferencias que requieren la atención de su equipo.
- Qué queda registrado
- Una recepción de mercancías con las cantidades aceptadas y las diferencias que revisar.
- Siguiente responsable
- Finanzas.
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Quién actúa
Una persona autorizada para aprobar pagos
Revisa la solicitud de pago y registra una decisión de aprobación.
Qué protege
Solo el personal autorizado para este proyecto puede aprobar. La persona que creó una solicitud no puede aprobarla. Una misma persona no puede aprobar más de un paso de una solicitud. Su organización establece los límites de aprobación.
- Qué queda registrado
- Las decisiones de revisión registran quién actuó, cuándo y las notas.
- Siguiente responsable
- Finanzas.
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Quién actúa
El sistema, al recibir la aprobación final
Contabiliza un único asiento equilibrado para la solicitud aprobada.
Qué protege
Las solicitudes aprobadas se contabilizan en el libro mayor una sola vez.
- Qué queda registrado
- Un asiento contabilizado que permite rastrear la solicitud de pago, la orden y el proyecto.
- Siguiente responsable
- Fin de la cadena
Controles de este flujo de trabajo
Revise estos controles junto con el alcance y las limitaciones que se indican más abajo.
La aprobación queda en manos de su equipo de proyecto
Solo el personal autorizado para este proyecto puede aprobar. Su organización establece los límites de aprobación.
Decisiones de aprobación independientes
La persona que creó una solicitud no puede aprobarla. Una misma persona no puede aprobar más de un paso de una solicitud.
Registros claros de recepción de mercancías
Las recepciones de mercancías destacan diferencias que requieren la atención de su equipo.
Registros equilibrados y períodos protegidos
Los asientos del libro mayor se mantienen equilibrados y los períodos contables cerrados están protegidos.
Qué obtiene al final
Los registros que genera esta cadena: los que un auditor o un donante le pedirá consultar.
- Una solicitud de compra, una orden, una recepción y un asiento que identifican el mismo proyecto, cada uno con su propio registro de autoridad, mantenido por separado.
- Un compromiso presupuestario vigente desde que se emite la orden, que se libera si se cancela.
- Una recepción de mercancías con las cantidades aceptadas y las diferencias que revisar.
- Las decisiones de revisión registran quién actuó, cuándo y las notas.
- Los asientos del libro mayor se mantienen equilibrados y los períodos contables cerrados están protegidos.
Alcance y disponibilidad
Revise con su equipo los usos admitidos y los límites de los informes.
No disponible actualmente
- Registra la liquidación del pago: que el dinero realmente salió de la cuenta, con comprobante de pago.
- Hace que la nota de recepción de mercancías modifique las existencias disponibles.
- Una nota de recepción de mercancías no modifica las existencias. Las existencias disponibles y la custodia constituyen un registro de inventario separado; actualmente, recibir contra una orden y actualizar lo que hay en el almacén son dos acciones distintas.
- Mantenga juntas las solicitudes, órdenes y recepciones para su revisión.
- No hay registro de liquidación ni comprobante de pago. Se registran la aprobación y la contabilización, pero no si el dinero salió del banco. EMPOBase no ejecuta transferencias bancarias.
- Su organización establece los límites de aprobación.
- Esto es control de subvenciones y fondos operativos, no su contabilidad legal. El libro mayor permite mantener claros los compromisos, recepciones y aprobaciones por proyecto y subvención; no sustituye la contabilidad legal ni un estado financiero auditado.
Acerca de las imágenes de esta página
La vista de finanzas de esta página es una ilustración dibujada para este sitio, no una captura de la aplicación: muestra la estructura de la cola, no una pantalla real. El resto de la cadena se describe con texto y diagramas en lugar de simular pantallas, porque una simulación de una pantalla no capturada no constituye evidencia.
Ilustración
Ilustración de una vista de finanzas con partidas presupuestarias y una cola de solicitudes de pago
Solicite una demostración de este flujo con datos de ejemplo. Revise los roles de aprobación y confirme con nosotros la disponibilidad según el plan.
El otro flujo de trabajo
De un envío de campo a un resultado que puede incluir en informes