Dari permintaan pengadaan hingga jurnal seimbang yang dibukukan
Saat pesanan, penerimaan, dan permintaan pembayaran berada di tempat terpisah, persiapan peninjauan bisa memerlukan penggabungan catatan dari berkas dan surel.
Otorisasi pembelian, komitmen anggaran, penerimaan barang, dan pembukuan ke buku besar merupakan langkah berbeda. Alur kerja ini menyimpan catatannya secara terpisah dan menghubungkannya ke proyek.
Cara rangkaian berjalan
Ikuti pekerjaan tim Anda dari pengiriman hingga hasil yang ditinjau.
-
Pelaku
Pemohon dari bagian program atau operasional
Membuat permintaan pengadaan untuk proyek dan pos anggaran.
Yang dilindungi
Hanya staf yang berwenang untuk proyek ini yang dapat menyetujui.
- Catatan yang dihasilkan
- Permintaan pengadaan beserta konteks proyek dan anggarannya.
- Penanggung jawab berikutnya
- Pemberi persetujuan pengadaan untuk proyek tersebut.
-
Pelaku
Pemberi persetujuan pengadaan
Menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok yang memenuhi syarat.
Yang dilindungi
Pesanan pembelian menampilkan dana yang telah dikomitmenkan terhadap anggaran proyek.
- Catatan yang dihasilkan
- Pesanan pembelian dan komitmen aktif yang terlihat pada anggaran.
- Penanggung jawab berikutnya
- Pihak yang menerima barang.
-
Pelaku
Petugas gudang atau penerimaan
Mencatat barang yang benar-benar tiba berdasarkan pesanan tersebut.
Yang dilindungi
Penerimaan barang menyoroti selisih yang memerlukan perhatian tim Anda.
- Catatan yang dihasilkan
- Catatan penerimaan barang dengan jumlah yang diterima dan selisih untuk ditinjau.
- Penanggung jawab berikutnya
- Keuangan.
-
Pelaku
Pemberi persetujuan pembayaran yang berwenang
Meninjau permintaan pembayaran dan mencatat keputusan persetujuan.
Yang dilindungi
Hanya staf yang berwenang untuk proyek ini yang dapat menyetujui. Pembuat permintaan tidak dapat menyetujuinya sendiri. Orang yang sama tidak dapat menyetujui lebih dari satu tahap permintaan. Batas persetujuan ditetapkan oleh organisasi Anda.
- Catatan yang dihasilkan
- Keputusan peninjauan mencatat siapa yang bertindak, kapan, dan catatannya.
- Penanggung jawab berikutnya
- Keuangan.
-
Pelaku
Sistem, setelah persetujuan akhir
Membukukan satu jurnal seimbang untuk permintaan yang disetujui.
Yang dilindungi
Permintaan yang disetujui dicatat ke buku besar tepat satu kali.
- Catatan yang dihasilkan
- Jurnal yang dibukukan dan dapat ditelusuri ke permintaan pembayaran, pesanan, dan proyek.
- Penanggung jawab berikutnya
- Akhir rangkaian
Kontrol dalam alur kerja ini
Tinjau kontrol ini bersama cakupan dan batasan di bawah.
Akses persetujuan tetap pada tim proyek Anda
Hanya staf yang berwenang untuk proyek ini yang dapat menyetujui. Batas persetujuan ditetapkan oleh organisasi Anda.
Keputusan persetujuan yang independen
Pembuat permintaan tidak dapat menyetujuinya sendiri. Orang yang sama tidak dapat menyetujui lebih dari satu tahap permintaan.
Catatan penerimaan barang yang jelas
Penerimaan barang menyoroti selisih yang memerlukan perhatian tim Anda.
Catatan seimbang dan periode terlindungi
Entri buku besar tetap seimbang, dan periode akuntansi yang ditutup dilindungi.
Catatan yang Anda peroleh
Catatan yang dihasilkan rangkaian ini — yang akan diminta auditor atau donor.
- Permintaan pengadaan, pesanan, bukti penerimaan, dan jurnal yang semuanya menyebut proyek yang sama — masing-masing dengan catatan kewenangan tersendiri yang disimpan terpisah.
- Komitmen anggaran aktif sejak pesanan diterbitkan, yang dilepaskan jika pesanan dibatalkan.
- Catatan penerimaan barang dengan jumlah yang diterima dan selisih untuk ditinjau.
- Keputusan peninjauan mencatat siapa yang bertindak, kapan, dan catatannya.
- Entri buku besar tetap seimbang, dan periode akuntansi yang ditutup dilindungi.
Cakupan dan ketersediaan
Tinjau penggunaan yang didukung dan batas pelaporan bersama tim Anda.
Belum tersedia saat ini
- Mencatat penyelesaian pembayaran — bahwa uang benar-benar keluar dari rekening, beserta bukti pembayaran.
- Menggunakan bukti penerimaan barang untuk memutasi persediaan di tangan.
- Bukti penerimaan barang tidak memutasi persediaan. Persediaan di tangan dan penguasaan barang merupakan catatan inventaris terpisah; saat ini, menerima barang berdasarkan pesanan dan memperbarui isi gudang adalah dua tindakan berbeda.
- Simpan permintaan, pesanan, dan penerimaan bersama untuk ditinjau.
- Tidak ada catatan penyelesaian pembayaran maupun bukti pembayaran. Persetujuan dan pembukuan dicatat; apakah uang sudah keluar dari bank tidak dicatat. EMPOBase tidak menjalankan transfer bank.
- Batas persetujuan ditetapkan oleh organisasi Anda.
- Ini adalah kontrol dana hibah dan operasional, bukan pembukuan wajib menurut peraturan. Buku besar di sini berfungsi menjaga kejelasan komitmen, penerimaan, dan persetujuan terkait proyek serta hibah; buku besar ini tidak menggantikan akuntansi sesuai peraturan atau laporan keuangan yang diaudit.
Tentang gambar di halaman ini
Tampilan keuangan pada halaman ini merupakan ilustrasi yang dibuat oleh situs ini, bukan tangkapan aplikasi. Ilustrasi tersebut menunjukkan bentuk antrean, bukan layar sebenarnya. Bagian lain dari rangkaian dijelaskan melalui teks dan diagram, bukan tampilan tiruan, karena tiruan layar yang belum ditangkap bukanlah bukti.
Ilustrasi
Ilustrasi tampilan keuangan dengan pos anggaran dan antrean permintaan pembayaran
Minta demonstrasi terpandu alur kerja ini menggunakan data contoh. Tinjau peran persetujuan dan konfirmasikan ketersediaan paket bersama kami.
Alur kerja lainnya
Dari kiriman lapangan hingga hasil yang dapat dilaporkan