D’une demande d’achat à une écriture comptabilisée et équilibrée
Lorsque commandes, réceptions et demandes de paiement sont dispersées, préparer une revue peut nécessiter de reconstituer les pièces à partir de fichiers et de courriels.
L’autorisation d’achat, l’engagement budgétaire, la réception des marchandises et la comptabilisation sont des étapes différentes. Ce processus conserve leurs enregistrements séparément et les relie au projet.
Le déroulement du circuit
Suivez le travail de votre équipe de la soumission aux résultats vérifiés.
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Qui intervient
Un demandeur des programmes ou des opérations
Crée une demande d’achat rattachée à un projet et à une ligne budgétaire.
Ce que cela protège
Seul le personnel autorisé pour ce projet peut approuver.
- Ce qui est conservé
- Une demande d’achat portant les références de son projet et de son budget.
- Responsable suivant
- La personne habilitée à approuver les achats pour ce projet.
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Qui intervient
Une personne habilitée à approuver les achats
Émet le bon de commande à destination d’un fournisseur admissible.
Ce que cela protège
Les bons de commande rendent visibles les fonds engagés dans le budget du projet.
- Ce qui est conservé
- Un bon de commande et un engagement actif visible dans le suivi budgétaire.
- Responsable suivant
- La personne qui réceptionne les marchandises.
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Qui intervient
Un magasinier ou un agent de réception
Enregistre les marchandises physiquement reçues au titre de cette commande.
Ce que cela protège
Les réceptions de marchandises signalent les écarts qui nécessitent l’attention de votre équipe.
- Ce qui est conservé
- Une réception de marchandises avec les quantités acceptées et les écarts à vérifier.
- Responsable suivant
- Le service financier.
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Qui intervient
Une personne autorisée à approuver les paiements
Vérifie la demande de paiement et consigne une décision d’approbation.
Ce que cela protège
Seul le personnel autorisé pour ce projet peut approuver. La personne qui a créé une demande ne peut pas l’approuver. Une même personne ne peut pas approuver plus d’une étape d’une demande. Votre organisation fixe les limites d’approbation.
- Ce qui est conservé
- Les décisions de vérification indiquent qui est intervenu, quand et avec quelles notes.
- Responsable suivant
- Le service financier.
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Qui intervient
Le système, à l’approbation finale
Comptabilise une écriture équilibrée pour la demande approuvée.
Ce que cela protège
Les demandes approuvées sont comptabilisées dans le grand livre une seule fois.
- Ce qui est conservé
- Une écriture comptabilisée permettant de remonter à la demande de paiement, à la commande et au projet.
- Responsable suivant
- Fin du circuit
Les contrôles de ce processus
Examinez ces contrôles avec le périmètre et les limites ci-dessous.
L’approbation reste entre les mains de votre équipe projet
Seul le personnel autorisé pour ce projet peut approuver. Votre organisation fixe les limites d’approbation.
Des décisions d’approbation indépendantes
La personne qui a créé une demande ne peut pas l’approuver. Une même personne ne peut pas approuver plus d’une étape d’une demande.
Des réceptions de marchandises clairement consignées
Les réceptions de marchandises signalent les écarts qui nécessitent l’attention de votre équipe.
Des écritures équilibrées et des périodes protégées
Les écritures du grand livre restent équilibrées et les périodes comptables clôturées sont protégées.
Les pièces dont vous disposez à l’issue du circuit
Les enregistrements produits par ce circuit — ceux qu’un auditeur ou un bailleur demandera à consulter.
- Une demande d’achat, une commande, une réception et une écriture mentionnant toutes le même projet — chacune avec sa propre trace d’autorisation, conservée séparément.
- Un engagement budgétaire actif dès l’émission de la commande, libéré en cas d’annulation.
- Une réception de marchandises avec les quantités acceptées et les écarts à vérifier.
- Les décisions de vérification indiquent qui est intervenu, quand et avec quelles notes.
- Les écritures du grand livre restent équilibrées et les périodes comptables clôturées sont protégées.
Périmètre et disponibilité
Vérifiez avec votre équipe les usages pris en charge et les limites des rapports.
Indisponible à ce jour
- Enregistre le règlement — la sortie effective de l’argent du compte, avec une preuve de paiement.
- Fait mettre à jour le stock disponible par le bon de réception.
- Un bon de réception ne modifie pas le stock. Le stock disponible et sa garde relèvent d’un enregistrement d’inventaire distinct ; enregistrer une réception liée à une commande et mettre à jour les quantités en magasin sont aujourd’hui deux actions différentes.
- Conservez ensemble les demandes, les commandes et les réceptions pour leur vérification.
- Il n’existe ni enregistrement du règlement ni preuve de paiement. L’approbation et la comptabilisation sont enregistrées ; la sortie effective de l’argent de la banque ne l’est pas. EMPOBase n’exécute pas de virements bancaires.
- Votre organisation fixe les limites d’approbation.
- Il s’agit du contrôle des subventions et des fonds opérationnels, pas de votre comptabilité légale. Ce grand livre sert à suivre correctement engagements, réceptions et approbations par projet et financement accordé ; il ne remplace ni la comptabilité légale ni des états financiers audités.
À propos des images de cette page
La vue financière de cette page est une illustration dessinée pour ce site, pas une capture de l’application : elle représente l’organisation de la file des demandes, pas un écran réel. Le reste du circuit est décrit par du texte et un schéma plutôt que par des maquettes, car la maquette d’un écran non capturé ne constitue pas une preuve.
Illustration
Illustration d’une vue financière avec des lignes budgétaires et une file de demandes de paiement
Demandez une démonstration de ce processus sur des données d’exemple. Examinez les rôles d’approbation et confirmez avec nous la disponibilité selon l’offre.
L’autre processus
D’une soumission terrain à un résultat à intégrer au rapport