От заявки на закупку до проведённой сбалансированной бухгалтерской записи
Когда заказы, документы о приёмке и заявки на оплату хранятся в разных местах, подготовка к проверке может потребовать собирать записи по файлам и электронной почте.
Разрешение на закупку, принятие бюджетного обязательства, приёмка товаров и отражение в учёте — разные этапы. Этот процесс хранит их записи отдельно и связывает их с проектом.
Как проходит цепочка
Следите за работой команды от представления данных до проверенных результатов.
-
Кто действует
Инициатор заявки из программной или операционной команды
Создаёт заявку на закупку с привязкой к проекту и статье бюджета.
Что это защищает
Утверждать могут только сотрудники, уполномоченные для этого проекта.
- Какая запись остаётся
- Заявка на закупку с данными о проекте и бюджете.
- Следующий ответственный
- Ответственный за утверждение закупок в этом проекте.
-
Кто действует
Ответственный за утверждение закупок
Оформляет заказ на закупку у допущенного поставщика.
Что это защищает
Заказы на закупку показывают зарезервированные средства в бюджете проекта.
- Какая запись остаётся
- Заказ на закупку и действующее обязательство, отражённое в бюджете.
- Следующий ответственный
- Сотрудник, принимающий товары.
-
Кто действует
Кладовщик или сотрудник, ответственный за приёмку
Фиксирует фактически поступившие товары по этому заказу.
Что это защищает
Записи о приёмке товаров выделяют расхождения, требующие внимания вашей команды.
- Какая запись остаётся
- Запись о приёмке товаров с принятыми количествами и расхождениями для проверки.
- Следующий ответственный
- Финансовая служба.
-
Кто действует
Уполномоченный на утверждение платежей сотрудник
Проверяет заявку на платёж и фиксирует решение об утверждении.
Что это защищает
Утверждать могут только сотрудники, уполномоченные для этого проекта. Создатель заявки не может её утвердить. Один человек не может утверждать более одного этапа заявки. Лимиты утверждения устанавливает ваша организация.
- Какая запись остаётся
- Решения по проверке содержат сведения о том, кто действовал, когда и с какими примечаниями.
- Следующий ответственный
- Финансовая служба.
-
Кто действует
Система, после окончательного утверждения
Проводит одну сбалансированную бухгалтерскую запись по утверждённой заявке.
Что это защищает
Утверждённые заявки проводятся в главной книге ровно один раз.
- Какая запись остаётся
- Проведённая бухгалтерская запись, по которой можно проследить связь с заявкой на оплату, заказом и проектом.
- Следующий ответственный
- Конец цепочки
Средства контроля в этом процессе
Рассматривайте эти средства контроля вместе с границами возможностей и ограничениями ниже.
Утверждение остаётся за командой вашего проекта
Утверждать могут только сотрудники, уполномоченные для этого проекта. Лимиты утверждения устанавливает ваша организация.
Независимые решения об утверждении
Создатель заявки не может её утвердить. Один человек не может утверждать более одного этапа заявки.
Понятные записи о приёмке товаров
Записи о приёмке товаров выделяют расхождения, требующие внимания вашей команды.
Сбалансированные записи и защищённые периоды
Проводки в главной книге остаются сбалансированными, а закрытые учётные периоды защищены.
Что вы получаете в итоге
Записи, которые создаёт эта цепочка, — именно их попросят показать аудитор или донор.
- Заявка на закупку, заказ, документ о приёмке и бухгалтерская запись, относящиеся к одному проекту, — каждый со своей отдельной записью о полномочиях.
- Действующее бюджетное обязательство с момента оформления заказа, которое снимается при его отмене.
- Запись о приёмке товаров с принятыми количествами и расхождениями для проверки.
- Решения по проверке содержат сведения о том, кто действовал, когда и с какими примечаниями.
- Проводки в главной книге остаются сбалансированными, а закрытые учётные периоды защищены.
Границы возможностей и доступность
Обсудите с командой поддерживаемые способы использования и границы отчётности.
Сейчас недоступно
- Фиксирует факт оплаты — фактическое списание денег со счёта с подтверждением платежа.
- Изменяет складские остатки на основании документа о приёмке товаров.
- Документ о приёмке товаров не изменяет складские остатки. Наличие и ответственное хранение учитываются отдельно в складском учёте; в настоящее время приёмка по заказу и обновление данных о товарах на складе — два разных действия.
- Храните вместе заявки, заказы и записи о приёмке для проверки.
- Нет записи о факте оплаты и подтверждения платежа. Утверждение и проведение фиксируются; факт списания денег с банковского счёта — нет. EMPOBase не выполняет банковские переводы.
- Лимиты утверждения устанавливает ваша организация.
- Это контроль грантовых и операционных средств, а не бухгалтерский учёт по требованиям законодательства. Регистр предназначен для упорядоченного учёта обязательств, приёмки и утверждений по проектам и предоставленному финансированию; он не заменяет обязательный бухгалтерский учёт или аудированную финансовую отчётность.
Об изображениях на этой странице
Финансовый экран на этой странице — нарисованная для сайта иллюстрация, а не снимок приложения: она показывает устройство очереди, а не реальный экран. Остальная цепочка описана текстом и схемой без макетов, поскольку макет экрана, снимок которого не сделан, не служит подтверждением.
Иллюстрация
Иллюстрация финансового экрана со статьями бюджета и очередью заявок на оплату
Запросите показ этого процесса на демонстрационных данных. Обсудите роли согласующих и уточните у нас доступность в тарифах.
Другой процесс
От данных с мест до результата для отчётности