Kenali cara menggunakan EMPOBase.

Untuk siapa

Untuk tim LSM dan organisasi masyarakat sipil yang mengoordinasikan proyek, orang, sumber daya, dan pelaporan. Gunakan demonstrasi dengan data contoh untuk memastikan apakah alur kerja yang tersedia memenuhi kebutuhan Anda.

Cara kerja organisasi

Akses ke catatan setiap organisasi dibatasi melalui proses masuk dan izin peran.

Langkah-langkah

Buka halaman pendaftaran EMPOBase dan ikuti langkah pembuatan akun yang berlaku.

• Pilih metode masuk yang tersedia dan selesaikan verifikasi email jika diwajibkan.
• Saat Anda membuat organisasi baru, akun Anda menjadi Owner organisasi tersebut.
• Tinjau pengaturan organisasi dan batas paket yang tersedia.
• Buka Programs untuk membuat proyek jika izin dan paket Anda memperbolehkannya.

Batas gratis vs. berbayar

Paket gratis mencakup 1 proyek, 3 pengguna, 5 indikator, dan penyimpanan 2 GB — cukup untuk mencoba. Paket berbayar membuka lebih banyak kapasitas dan fitur khusus modul. Paket dan Penagihan di Pengaturan menampilkan penggunaan Anda saat ini terhadap batas Anda.

Alur undangan

Buka User Management, masukkan email rekan satu tim, dan tetapkan peran yang sesuai. Periksa akses yang ingin diberikan sebelum mengirim undangan; beberapa kombinasi peran dibatasi.

Cara kursi dihitung

Pengguna «pengamat» baca-saja dihitung sebagai setengah kursi. Jadi, organisasi paket Team dengan 25 kursi dapat memadukan 10 editor + 30 pengamat (10 + 15 = 25). Blok penggunaan di Paket dan Penagihan menampilkan perhitungan ini secara waktu nyata.

Peran bawaan dan peran khusus

Peran bawaan mencakup Owner, Organization Admin, Country Director, Programme Manager, Finance & Admin Officer, Grant/Finance Lead, MEAL Officer, dan Field Officer. Tinjau izin setiap peran sebelum menetapkannya. Owner adalah peran sistem yang dilindungi dan tidak dapat diganti namanya atau dihapus.

• Ganti nama peran yang dapat diedit agar sesuai dengan organisasi Anda.
• Tinjau akses ke catatan serta izin untuk mengubah atau menyetujuinya.
• Buat peran khusus untuk tanggung jawab yang telah ditentukan.
• Tetapkan ulang peran anggota aktif sebelum menghapus peran yang boleh dihapus.

Satu pengguna dapat memegang beberapa peran

Tetapkan hanya peran yang kompatibel. Menggabungkan peran dapat memperluas akses, dan pembatasan mencegah beberapa tugas administratif dan operasional dipegang oleh orang yang sama. Tinjau izin dan tanggung jawab persetujuan yang dihasilkan sebelum menyimpan.

Daftar izin

Izin mencakup akses modul dan tindakan seperti membaca, mengedit, menyetujui, mengundang, mengekspor, dan mengubah pengaturan. Jabatan saja tidak menentukan apa yang dapat diakses pengguna. Periksa izin peran yang ditetapkan.

Akses dukungan terbatas

Staf EMPO dapat membantu administrasi akun dan peran serta dapat mengakses beberapa dokumen organisasi selama pemberian dukungan. Hubungi kami untuk mengonfirmasi cakupan dan catatan aktivitas yang tersedia.

Apa isinya

Tampilan yang tersedia dapat mencakup ringkasan proyek, persetujuan yang tertunda, dan aktivitas terbaru. Gunakan modul terkait untuk meninjau catatan sumber sebelum bertindak.

Cara mengarahkan

Ikuti tautan modul yang tersedia untuk memeriksa atau memperbarui catatan. Ringkasan dasbor tidak menggantikan catatan sumber atau langkah persetujuan.

Apa yang Anda dapatkan per proyek

Gunakan alat yang tersedia untuk mencatat masalah proyek, tujuan, pemangku kepentingan, dan asumsi perencanaan.

• Susun kerangka logis berdasarkan tujuan, hasil, keluaran, dan kegiatan.
• Catat tanggung jawab dengan matriks RACI.
• Dokumentasikan usulan perubahan dan status peninjauannya.
• Simpan catatan yang dibutuhkan untuk peninjauan dan penutupan proyek organisasi Anda.

Cara Programs terhubung ke MEAL

Gunakan pustaka indikator untuk membantu menetapkan indikator dalam kerangka logis proyek. Pantau hasil indikator di MEAL. Memilih teks dari pustaka tidak membuat hubungan langsung yang otomatis diperbarui antara baris kerangka logis dan hasil indikator.

Pustaka indikator

Pustaka mencakup definisi indikator, cara verifikasi, panduan disagregasi, dan kerangka acuan dari berbagai sektor kemanusiaan. Tinjau sumber setiap entri dan sesuaikan dengan persyaratan donor serta program Anda; pencantuman dalam pustaka bukan sertifikasi kepatuhan.

Pelaporan lapangan

Jenis laporan yang tersedia mencakup situasi, kegiatan/kemajuan, insiden, pemantauan, asesmen, serta narasi kemajuan dan akhir 8+3. Laporan naratif yang dikirim tidak otomatis menjadi hasil indikator yang telah disetujui.

Dasbor dan ekspor

Gunakan filter dan tindakan ekspor yang tersedia pada tampilan pelaporan terkait. Ekspor IATI adalah fitur Pro+ yang ketersediaan dan cakupan bidang datanya harus dipastikan; tinjau file sebenarnya dan keputusan pengungkapan sebelum publikasi. Ekspor bukan bukti kepatuhan terhadap IATI atau persyaratan donor.

Direktori dan profil staf

Nama, jabatan, lokasi tugas, atasan langsung, jenis kontrak, dan akhir kontrak, dengan akses profil per bagian (pribadi, kepegawaian, keluarga, dokumen, jalur pelaporan) sehingga atasan hanya melihat bagian yang diizinkan perannya. Dokumen identitas — paspor, KTP nasional, izin kerja, visa — dicatat beserta tanggal kedaluwarsanya. Dapat difilter dan dicari; HR mengekspor CSV per lokasi tugas.

Cuti

Tetapkan jenis cuti dan batas kebijakan, lalu gunakan alur kerja garis pelaporan untuk meninjau permohonan. Permohonan tertunda atau disetujui yang tumpang tindih untuk pegawai yang sama ditolak. Tampilan ketersediaan tim menunjukkan siapa yang tersedia tanpa menampilkan alasan cuti.

Lembar waktu dan biaya tenaga kerja

Manajer tidak dapat menyetujui waktu kerja mereka sendiri. Waktu proyek yang disetujui dan memenuhi syarat dapat berkontribusi pada biaya tenaga kerja di Keuangan.

Kompensasi dan ringkasan penggajian

Golongan gaji dan catatan gaji memerlukan izin khusus kompensasi. Siklus peninjauan gaji, program tunjangan, dan kepesertaannya dicatat. Ringkasan penggajian memperkirakan biaya enam bulan terakhir dengan menggunakan catatan gaji yang tersedia dan kepesertaan tunjangan saat ini; ringkasan menandai mata uang yang dikecualikan dan bukan register penggajian historis. Ringkasan kesetaraan tidak menampilkan kelompok beranggotakan kurang dari lima orang. EMPOBase tidak menghitung pajak penggajian atau iuran sosial, membuat slip gaji, atau menyampaikan laporan yang diwajibkan hukum.

Siklus hidup staf

Peristiwa orientasi pegawai baru, peninjauan masa percobaan, keputusan kontrak, dan proses keluar menggunakan tanggal profil yang tersedia serta status kepegawaian dalam rentang tanggal ruang kerja. Perubahan peran dimulai secara manual. Perbarui catatan sumber dan tinjau daftar periksa, penanggung jawab, serta tanggal yang dihasilkan. Tanggal kepegawaian yang sensitif memerlukan akses SDM yang sesuai.

Perlindungan, pengaduan, dan penanganan kasus

Deklarasi PSEA dan kode etik yang ditandatangani merupakan catatan yang dapat diperbarui dengan masa berlaku, bukan PDF sekali jadi, dan spanduk peringatan muncul saat masuk ketika salah satunya jatuh tempo. Ruang kerja program perlindungan memuat status kebijakan, saluran pelaporan, focal point (terlihat oleh semua staf), dan daftar risiko. Kasus pengaduan dan disipliner ditangani sebagai penanganan kasus rahasia dengan aturan aksesnya sendiri.

Kesejahteraan staf, perencanaan darurat, dan survei

Kewajiban perlindungan dan perencanaan darurat dalam satu ruang kerja: lokasi darurat beserta rute dan pohon komunikasi, petugas jaga, catatan latihan, daftar periksa kesiapan organisasi, dan pengingat bagi staf yang belum mengisi kontak darurat. Staff Voice menjalankan survei dengan izin menjawab terpisah yang dimiliki setiap staf secara bawaan; mengelola survei dan membaca hasil agregat memerlukan akses tulis HR.

Talenta, rekrutmen, brankas, dan analitik

Catatan talenta dan pengembangan menjadi milik staf yang bersangkutan, dengan tampilan manajer berdasarkan status alur kerja dan templat siklus HR. Rekrutmen menjalankan alur pelacakan pelamar untuk setiap organisasi. Confidential HR Vault yang terpisah mengenkripsi berkas di peramban Anda sebelum diunggah dalam alur kerja yang didukung dan diaktifkan. Pastikan ketersediaan, akses, dan persyaratan pemulihan kuncinya sebelum digunakan. Analitik HR hanya menampilkan angka yang telah diverifikasi terhadap catatan organisasi pemilik data.

Organogram

Gunakan pengaturan Organogram untuk memelihara hubungan pelaporan. Tinjau penugasan tanggung jawab proyek ketika staf atau garis pelaporan berubah.

Buku besar umum dan jurnal

Bagan akun Anda sendiri dengan klasifikasi laporan. Setiap jurnal harus seimbang — entri yang debit dan kreditnya berbeda ditolak — dan setiap baris dapat memuat proyek, hibah beserta baris anggaran hibahnya, dan dana beserta kelas pembatasannya, sehingga satu posting sekaligus melayani buku besar, anggaran vs. aktual, dan pelacakan dana terbatas. Aturan berulang menyiapkan draf jurnal untuk ditinjau; alokasi biaya dan pemulihan biaya tidak langsung juga diposting sebagai jurnal.

Persetujuan, penguncian periode, dan koreksi

Batas persetujuan ditetapkan oleh organisasi Anda. Permintaan yang disetujui dicatat ke buku besar tepat satu kali. Entri buku besar tetap seimbang, dan periode akuntansi yang ditutup dilindungi.

Multi-mata uang

Tetapkan mata uang fungsional organisasi. Setiap entri menyimpan mata uang asli, jumlah, kurs, dan tanggal kurs aslinya di samping jumlah fungsionalnya. Kurs tukar dikelola per organisasi oleh tim keuangan Anda (bukan diambil dari umpan langsung), dan revaluasi diposting sebagai jurnal tersendiri sehingga jejaknya tetap terlihat.

Anggaran proyek dan hibah

Anggaran per item per proyek dan per hibah, dengan anggaran vs. aktual yang diperbarui seiring pengadaan masuk dan jurnal diposting. Dana terbatas dilacak melalui komitmen dan kelas pembatasan, sehingga Anda dapat melihat apa yang telah dibelanjakan, dikomitmenkan, dan masih tersedia per hibah.

Pengadaan hingga pembayaran

Alur pengadaan hingga pembayaran mencatat permintaan pengadaan, pesanan pembelian, penerimaan barang, persetujuan pembayaran, dan entri akuntansi, dengan aturan persetujuan serta pemisahan tugas yang dikonfigurasi. Penerimaan barang tidak otomatis memperbarui stok gudang; persetujuan pembayaran atau jurnal yang telah dibukukan tidak membuktikan penyelesaian pembayaran melalui bank.

Laporan keuangan dan pelaporan hibah

Laporan menggunakan klasifikasi bagan akun Anda, termasuk beban menurut fungsi. Tinjau klasifikasi dan entri sebelum mengandalkan suatu laporan. Kalender keuangan hibah dan pelaporan mendukung pekerjaan pelaporan Anda; keduanya tidak membuktikan kepatuhan terhadap donor atau hukum. Pastikan ketersediaan dan cakupan ekspor IATI Pro+ sebelum digunakan.

Batas akuntansi penggajian

Catatan alokasi penggajian — pembagian biaya setiap proses penggajian menurut proyek, pusat biaya, dan baris anggaran — sampai ke Finance sebagai total tersegel per proses, periode, dan proyek, dengan penanda pengecualian saat pembagian tidak berjumlah 100%; tidak ada nama, baris gaji, atau data rekening bank yang masuk ke tampilan buku besar. EMPOBase tidak menghitung pajak penghasilan atau iuran jaminan sosial, tidak menerbitkan slip gaji, dan tidak mengajukan pelaporan wajib; hal itu tetap menjadi tanggung jawab penyedia penggajian atau akuntan Anda.

Stok dan distribusi

Catat stok menurut lokasi dan tinjau catatan pergerakan serta distribusi. Simpan referensi proyek dan kegiatan pendukung jika tersedia. Cocokkan catatan dengan perhitungan fisik dan bukti pengiriman.

Daftar aset

Catat identitas aset, penanggung jawab, lokasi, dan statusnya. Periksa persyaratan pencatatan aset dari organisasi dan donor Anda; memelihara register saja tidak membuktikan kepatuhan.

Apa yang masuk di sini

Simpan dokumen organisasi yang sesuai di ruang terkait. Pratinjau PDF dan gambar yang didukung di aplikasi; unduh jenis file lain untuk membukanya. Periksa akses sebelum mengunggah catatan rahasia.

Kontrol akses

Akses dokumen bergantung pada ruang dokumen, kategori, dan izin yang ditetapkan. Beberapa kategori memiliki pembatasan tambahan. Jangan berasumsi bahwa nama folder membuat file bersifat rahasia atau bahwa setiap file mendukung pengaturan akses khusus yang mengesampingkan aturan bawaan.

Dewan dan rapat

Pelihara catatan keanggotaan dewan, notulen rapat, resolusi, dan kehadiran jika didukung. Ekspor yang tersedia tidak menggantikan peninjauan persyaratan pelaporan resmi yang berlaku.

Konflik kepentingan

Catat pengungkapan konflik kepentingan dan pantau pengiriman pernyataan konfirmasi tahunan. Tinjau pernyataan yang belum dikirim; jangan menganggap catatan diperbarui secara otomatis.

Membuat pengumuman

Buka Announcements dan pilih New announcement. Tambahkan judul serta pesan, lalu sematkan pemberitahuan penting jika izin Anda memperbolehkannya.

Terjemahan EN ↔ MY

Terjemahan Inggris–Myanmar adalah fitur Team+ jika diaktifkan. Tinjau pesan terjemahan sebelum menerbitkannya; keluaran AI dapat tidak akurat. Ketersediaan bahasa tambahan harus dipastikan.

Versi kebijakan

Pastikan dokumen dan versi kebijakan tetap mutakhir, serta tentukan staf yang perlu memberikan konfirmasi. Tinjau konfirmasi yang belum diberikan melalui alur kerja yang tersedia.

Catatan pernyataan konfirmasi

Catatan pernyataan konfirmasi mencakup versi kebijakan, identitas staf, cap waktu, dan metode. Konfirmasi mencatat tindakan tersebut; konfirmasi itu sendiri tidak membuktikan pemahaman atau kepatuhan hukum.

Akses peninjau

Tetapkan jangka waktu akses, periode data, dan cakupan proyek yang sesuai, lalu tinjau atau cabut akses bila diperlukan. Peninjau dapat mengakses bukti yang tersedia dalam cakupan tersebut.

Meninjau bukti

Dokumen yang tersedia dapat dipratinjau atau diunduh satu per satu. Periksa cakupan yang ditetapkan dan ketersediaan dokumen sebelum peninjauan; paket bukti lengkap yang digabungkan tidak dijamin.

Pengukur penggunaan

Tinjau penggunaan pengguna, proyek, dan penyimpanan yang tercatat terhadap batas yang ditampilkan untuk organisasi Anda. Periksa catatan terkait jika total yang ditampilkan tidak sesuai perkiraan Anda.

Mengubah paket

Pilih paket yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan proyek aktif organisasi Anda. Konfirmasikan persyaratan penagihan dan kapasitas dengan tim sebelum mengganti paket.

Unggah logo

Gunakan gambar PNG, JPG, atau WebP yang didukung dan berada dalam batas unggahan yang ditampilkan. Unggahan SVG tidak diterima.

Kebutuhan domain

Hubungi dukungan untuk membahas kebutuhan domain dan memastikan ketersediaan sebelum mengubah DNS. Editor merek tidak menjanjikan penyediaan domain khusus atau subdomain.

Mencabut akses organisasi

Menghapus pengguna mencabut aksesnya ke organisasi ini dan mengakhiri sesi aktifnya di organisasi ini. Akses ke organisasi lain tetap ada. Catatan historis tetap disimpan; administrator yang berwenang dapat memulihkan pengguna yang telah dihapus dan memenuhi syarat.

Tempat berkas disimpan

Unggahan privat memerlukan otorisasi sebelum tautan unduhan berbatas waktu diterbitkan. Siapa pun yang memiliki tautan yang belum kedaluwarsa dapat menggunakannya, jadi bagikan hanya kepada penerima yang dituju. Berkas yang sengaja dipublikasikan melalui alur kerja publikasi yang didukung dapat diakses publik.

Tautan pengumpulan dan peninjauan

Tautan pengumpulan bawaan menggunakan alur kerja dan batas paket tersendiri. Kiriman baru masuk ke antrean peninjauan; hanya kiriman yang disetujui berkontribusi pada nilai aktual indikator. Kiriman tertunda dan ditolak tidak dihitung. Panel status Integrations sendiri tidak mengonfigurasi konektor alat lapangan eksternal, SMS, atau percakapan.

CSV aktivitas ekspor

Export Audit Trail menyediakan unduhan CSV berisi aktivitas ekspor yang tercatat, bergantung pada fitur, izin, dan retensi yang tersedia. Ini bukan catatan lengkap setiap tindakan.

Kuota pesan harian

Kuota pesan per pengguna per hari adalah Free 10, Starter 50, Team 250, dan Pro 1.000; Enterprise tidak memiliki kuota pesan tetap. Panggilan menggunakan kunci penyedia AI Anda sendiri yang didukung tidak dihitung dalam kuota pesan ini. Ketersediaan layanan, batas penggunaan lain, dan biaya penyedia tetap berlaku.

Apa yang dapat dilakukannya

Fitur yang tersedia dapat mencakup saran indikator, terjemahan Inggris–Myanmar, penyusunan draf laporan, dan ringkasan. Fitur basis pengetahuan dokumen tersedia pada Pro+. Pastikan alat yang diaktifkan dan periksa keluaran AI terhadap catatan Anda; hasilnya mungkin tidak lengkap atau tidak akurat.

Tempat menghubungi kami

Pertanyaan produk: hello@empobase.com. Pengungkapan keamanan: security@empobase.com. Privasi / DPA: privacy@empobase.com.

Siklus rilis

Lihat catatan rilis yang diterbitkan untuk perubahan yang didokumentasikan dan Roadmap untuk rencana saat ini. Item yang direncanakan bukan komitmen pengiriman.