Разберитесь в EMPOBase.

Для кого он

Для команд НПО и организаций гражданского общества, которые координируют проекты, сотрудников, ресурсы и отчётность. На демонстрации с примерными данными проверьте, подходят ли доступные процессы для ваших задач.

Как работают организации

Доступ к записям каждой организации ограничен входом в систему и ролевыми разрешениями.

Шаги

Откройте страницу регистрации EMPOBase и выполните указанные на ней этапы создания учётной записи.

• Выберите доступный способ входа и при необходимости подтвердите адрес электронной почты.
• При создании новой организации ваша учётная запись получает роль Владельца (Owner).
• Проверьте настройки организации и доступные лимиты тарифа.
• Откройте раздел «Программы», чтобы создать проект, если это позволяют ваши разрешения и тариф.

Бесплатные лимиты против платных

Бесплатный тариф включает 1 проект, 3 пользователей, 5 показателей и 2 ГБ хранилища — достаточно, чтобы попробовать. Платные тарифы открывают больше ёмкости и функции, специфичные для модулей. Тариф и выставление счетов в Настройках показывает текущее использование относительно вашего лимита.

Процесс приглашения

Откройте раздел управления пользователями, введите адрес электронной почты коллеги и назначьте подходящие роли. До отправки приглашения проверьте предполагаемый доступ: некоторые сочетания ролей ограничены.

Как считаются места

Пользователи с доступом только для чтения «наблюдатели» считаются за половину места. Так, организация тарифа Team с 25 местами может сочетать 10 редакторов + 30 наблюдателей (10 + 15 = 25). Блок использования в разделе Тариф и выставление счетов показывает этот расчёт в реальном времени.

Предустановленные и собственные роли

Предустановленные роли включают Владельца (Owner), Администратора организации, Странового директора, Руководителя программы, Специалиста по финансам и администрированию, Руководителя по грантам/финансам, Специалиста MEAL и Полевого сотрудника. Перед назначением проверьте разрешения каждой роли. Владелец (Owner) — защищённая системная роль, которую нельзя переименовать или удалить.

• Переименовывайте редактируемые роли с учётом потребностей организации.
• Проверяйте как доступ к записям, так и разрешения на их изменение или утверждение.
• Создавайте собственные роли для чётко определённых обязанностей.
• Перед удалением роли, которую разрешено удалить, переназначьте активных участников.

Один пользователь может иметь несколько ролей

Назначайте только совместимые роли. Сочетание ролей может расширить доступ; некоторые административные и операционные обязанности нельзя совмещать. Перед сохранением проверьте итоговые разрешения и полномочия по утверждению.

Каталог разрешений

Разрешения определяют доступ к модулям и действиям: чтению, редактированию, утверждению, приглашениям, экспорту и настройкам. Название должности само по себе не определяет доступ пользователя. Проверяйте разрешения назначенных ролей.

Ограниченный доступ службы поддержки

Сотрудники EMPO могут помочь с администрированием учетных записей и ролей и могут получать доступ к некоторым документам организации во время поддержки. Свяжитесь с нами, чтобы подтвердить область охвата и доступные записи действий.

Что в ней

Доступные представления могут включать сводки проектов, ожидающие утверждения записи и недавние действия. Прежде чем действовать, проверьте исходную запись в соответствующем модуле.

Как устроена навигация

Переходите по доступным ссылкам на модули для просмотра или обновления записей. Сводка на панели не заменяет исходную запись или этап утверждения.

Что вы получаете на каждый проект

Используйте доступные инструменты, чтобы зафиксировать проблему проекта, цели, заинтересованные стороны и допущения планирования.

• Стройте логическую матрицу вокруг целей, конечных результатов, непосредственных результатов и мероприятий.
• Фиксируйте обязанности в матрице RACI.
• Документируйте предлагаемые изменения и статус их рассмотрения.
• Сохраняйте записи, необходимые организации для анализа и закрытия проекта.

Как Программы связаны с MEAL

Используйте библиотеку индикаторов при определении индикаторов в логической матрице проекта. Отслеживайте результаты индикаторов в MEAL. Выбор текста из библиотеки не создаёт автоматически обновляемую связь между строкой логической матрицы и результатами индикаторов.

Библиотека индикаторов

Библиотека содержит определения индикаторов, способы проверки, рекомендации по разбивке данных и справочные рамки для разных гуманитарных секторов. Проверяйте источники каждой записи и адаптируйте её к требованиям донора и программы; наличие в библиотеке не является сертификацией соответствия.

Полевые отчёты

Доступны отчёты о ситуации, мероприятиях/ходе работ, инцидентах, мониторинге, оценках, а также промежуточные и итоговые описательные отчёты в формате 8+3. Отправка описательного отчёта не означает автоматического утверждения результата индикатора.

Панели и экспорт

Используйте фильтры и действия экспорта, доступные в соответствующем отчётном представлении. Экспорт IATI относится к функциям Pro+; его доступность и состав полей нужно подтвердить. До публикации проверьте фактический файл и решения о раскрытии данных. Экспорт не доказывает соответствие стандарту IATI или требованиям донора.

Кадровый справочник и профили

Имя, должность, место службы, линейный руководитель, тип контракта и дата его окончания, с доступом к профилю по разделам (личные данные, занятость, семья, документы, линия подчинения), так что руководитель видит только те разделы, которые разрешает его роль. Документы, удостоверяющие личность — паспорт, национальное удостоверение, разрешение на работу, виза — отслеживаются с датами истечения срока. Фильтрация и поиск; HR экспортирует CSV по каждой точке.

Отпуска

Определите виды отпусков и ограничения политик, затем рассматривайте заявки по линиям подчинённости. Пересекающиеся по датам ожидающие или утверждённые заявки одного сотрудника отклоняются. Представление доступности команды показывает, кто доступен, без указания причины отпуска.

Табели учёта времени и трудозатраты

Руководители не могут утверждать собственное рабочее время. Утверждённое время по проектам, отвечающее условиям учёта, может включаться в затраты на труд в разделе финансов.

Компенсации и сводка по зарплате

Для доступа к разрядам оплаты и сведениям о зарплате нужны специальные разрешения по оплате труда. В системе фиксируются циклы пересмотра оплаты, планы льгот и участие в них. Сводка по оплате труда оценивает затраты за последние шесть месяцев по доступным сведениям о зарплате и текущему участию в льготах; она отмечает исключённые валюты и не является историческим расчётным реестром зарплаты. Сводки по равенству оплаты скрывают группы численностью менее пяти человек. EMPOBase не рассчитывает налоги на зарплату и социальные взносы, не формирует расчётные листки и не подаёт обязательную отчётность.

Жизненный цикл сотрудника

События адаптации, оценки испытательного срока, решений по договорам и увольнения используют доступные даты профиля и статус занятости в пределах временных интервалов рабочего пространства. Изменения ролей запускаются вручную. Поддерживайте исходные записи в актуальном состоянии и проверяйте сформированные списки задач, ответственных и даты. Для доступа к конфиденциальным кадровым датам нужны соответствующие кадровые разрешения.

Защита от эксплуатации, жалобы и разбор дел

Подписанные декларации PSEA и кодекса поведения — это возобновляемая запись со сроком действия, а не разовый PDF, и при входе в систему появляется баннер, когда одна из них требует обновления. Рабочее пространство программы защиты содержит статус политики, каналы обращения, контактное лицо (видимое каждому сотруднику) и реестр рисков. Дела по жалобам и дисциплинарные дела обрабатываются как конфиденциальные кейсы с собственными правилами доступа.

Забота о персонале, планирование на случай чрезвычайных ситуаций и опросы

Забота о персонале и планирование на случай чрезвычайных ситуаций в одном рабочем пространстве: площадки на случай чрезвычайных ситуаций с маршрутами и цепочками связи, ответственные, записи учений, чек-лист готовности организации и напоминания сотрудникам, не подавшим контакт на случай чрезвычайной ситуации. Staff Voice проводит опросы с отдельным правом на ответ, которое по умолчанию есть у каждого сотрудника; управление опросами и просмотр агрегированных результатов требует права записи HR.

Таланты, найм, хранилище и аналитика

Записи о талантах и развитии принадлежат сотруднику; руководителю доступно представление по статусу рабочего процесса, предусмотрены шаблоны кадровых циклов. Для каждой организации используется процесс отслеживания кандидатов при найме. Отдельное конфиденциальное кадровое хранилище шифрует файлы в вашем браузере перед загрузкой в поддерживаемых и активированных процессах. Перед использованием уточните его доступность, требования к доступу и восстановлению ключей. Кадровая аналитика показывает только показатели, проверенные по записям организации, которой принадлежат данные.

Организационная структура

Используйте настройки организационной структуры, чтобы поддерживать связи подчинённости. Пересматривайте распределение ответственности в проектах при изменении состава сотрудников или линий подчинения.

Главная книга и проводки

Собственный план счетов с классификациями для отчётности. Каждая проводка должна быть сбалансирована — запись, в которой дебет и кредит не совпадают, отклоняется — и каждая строка может нести проект, грант и статью бюджета гранта, а также фонд с его классом ограничения, так что одна проводка одновременно служит книге, сравнению бюджета с фактом и учёту ограниченных фондов. Правила повторяющихся операций готовят черновики проводок на проверку; распределение затрат и возмещение косвенных расходов также проводятся как проводки.

Согласования, блокировка периодов и исправления

Лимиты утверждения устанавливает ваша организация. Утверждённые заявки проводятся в главной книге ровно один раз. Проводки в главной книге остаются сбалансированными, а закрытые учётные периоды защищены.

Мультивалютность

Задайте функциональную валюту организации. Каждая запись сохраняет свою исходную валюту, сумму, курс и дату курса наряду с суммой в функциональной валюте. Курсы обмена поддерживает по каждой организации ваша финансовая служба (они не подтягиваются из живого источника), а переоценки проводятся собственными проводками, чтобы след оставался видимым.

Бюджеты проектов и грантов

Постатейные бюджеты по каждому проекту и каждому гранту, при этом сравнение бюджета с фактом обновляется по мере поступления закупок и проведения проводок. Ограниченные фонды отслеживаются через обязательства и классы ограничений, так что видно, что потрачено, что зарезервировано и что ещё доступно по каждому гранту.

От закупки до оплаты

Процесс от закупки до оплаты фиксирует заявки, заказы на закупку, приёмку товаров, утверждение платежей и бухгалтерские проводки с настроенными правилами утверждения и разделением обязанностей. Приёмка товара не обновляет складские остатки автоматически; утверждение платежа или проведённая бухгалтерская запись не подтверждает банковский расчёт.

Финансовая отчётность и отчётность по грантам

Отчёты используют классификацию вашего плана счетов, включая расходы по функциям. Прежде чем полагаться на отчёт, проверьте классификацию и проводки. Календари грантовых финансов и отчётности помогают готовить отчёты, но не подтверждают соответствие требованиям донора или законодательства. Перед использованием подтвердите доступность и охват экспорта IATI Pro+.

Граница учёта заработной платы

Записи распределения фонда оплаты труда — разбивка затрат каждого расчёта по проектам, центрам затрат и статьям бюджета — поступают в модуль «Финансы» в виде зафиксированных итогов по каждому расчёту, периоду и проекту, с флагом расхождения, если разбивка не даёт в сумме 100%; имена, строки окладов и банковские реквизиты в представление главной книги не попадают. EMPOBase не рассчитывает налог на заработную плату или социальные взносы, не формирует расчётные листки и не подаёт установленную законом отчётность; это остаётся за вашим провайдером расчёта зарплаты или бухгалтером.

Запасы и распределения

Ведите учёт запасов по местам хранения и проверяйте записи о перемещении и распределении. По возможности сохраняйте ссылки на подтверждающие проекты и мероприятия. Сверяйте записи с физической инвентаризацией и подтверждениями доставки.

Реестр активов

Фиксируйте идентификаторы активов, ответственных за хранение, местонахождение и статус. Проверяйте требования организации и донора к учёту активов; ведение реестра само по себе не подтверждает соответствие.

Что сюда попадает

Сохраняйте подходящие документы организации в соответствующем пространстве. Просматривайте PDF и поддерживаемые изображения в приложении; другие типы файлов скачивайте для открытия. Проверяйте доступ перед загрузкой конфиденциальных записей.

Управление доступом

Доступ к документам зависит от документного пространства, категории и назначенных разрешений. Для некоторых категорий действуют дополнительные ограничения. Не считайте, что название папки делает файл конфиденциальным или что для любого файла можно задать отдельное исключение в правилах доступа.

Правление и заседания

Ведите состав совета, протоколы встреч, решения и учёт присутствия там, где это поддерживается. Доступный экспорт не заменяет проверку применимых требований к подаче документов.

Конфликт интересов

Фиксируйте декларации о конфликте интересов и отслеживайте подачу ежегодных подтверждений. Проверяйте непредставленные подтверждения; не предполагайте, что запись обновляется автоматически.

Создание объявления

Откройте «Объявления» и выберите «Новое объявление». Добавьте заголовок и сообщение; если разрешено, закрепите важные уведомления.

Перевод EN ↔ MY

Перевод между английским и бирманским доступен как функция Team+ там, где он включён. Проверяйте перевод перед публикацией: результат ИИ может содержать ошибки. Доступность других языков нужно подтвердить.

Версии политик

Поддерживайте документ политики и его версию в актуальном состоянии и определяйте сотрудников, которым нужно подтвердить ознакомление. Проверяйте ожидаемые подтверждения в доступном процессе.

Записи о подтверждении

Запись о подтверждении содержит версию политики, личность сотрудника, дату и время, а также способ подтверждения. Она фиксирует это действие, но сама по себе не доказывает понимание или соблюдение законодательства.

Доступ проверяющих

Задайте период доступа, период данных и охват проектов по необходимости; пересматривайте или отзывайте доступ, когда это требуется. Проверяющий может просматривать доступные подтверждающие материалы в этих пределах.

Проверка подтверждающих материалов

Доступные документы можно просматривать или скачивать по отдельности. Перед проверкой уточните назначенную область доступа и наличие документов; полный единый пакет подтверждающих материалов не гарантируется.

Индикаторы использования

Сопоставляйте зарегистрированное использование пользователей, проектов и хранилища с лимитами, показанными для вашей организации. Если итоговые значения не соответствуют ожиданиям, проверьте соответствующие записи.

Смена тарифа

Выберите тариф с учётом числа пользователей и активных проектов вашей организации. Перед сменой тарифа уточните условия оплаты и доступные объёмы у команды.

Загрузка логотипа

Используйте поддерживаемое изображение PNG, JPG или WebP в пределах указанного лимита загрузки. Загрузка SVG не принимается.

Требования к домену

Свяжитесь с поддержкой, чтобы обсудить требования к домену и подтвердить доступность до изменения DNS. Редактор брендинга не гарантирует настройку собственного домена или поддомена.

Удаление доступа к организации

Удаление пользователя лишает его доступа к этой организации и завершает активные сессии в ней. Доступ к другим организациям сохраняется. Исторические записи остаются; уполномоченные администраторы могут восстановить удалённых пользователей, для которых восстановление разрешено.

Где находятся файлы

Для загруженных закрытых файлов требуется авторизация перед выдачей ссылки на скачивание с ограниченным сроком действия. Любой обладатель ссылки с неистёкшим сроком действия может ею воспользоваться, поэтому передавайте её только предполагаемым получателям. Файлы, намеренно опубликованные через поддерживаемые процессы публикации, доступны всем.

Ссылки для сбора данных и проверка

Встроенные ссылки для сбора данных используют отдельный процесс и лимиты тарифа. Новые отправленные данные поступают в очередь проверки; только утверждённые данные учитываются в фактических значениях индикаторов. Ожидающие проверки и отклонённые данные не учитываются. Панель статуса интеграций сама по себе не настраивает внешние полевые инструменты, SMS- или чат-коннекторы.

Операции экспорта в CSV

Журнал аудита экспорта позволяет скачивать в формате CSV сведения о зарегистрированных операциях экспорта с учётом доступных функций, разрешений и правил хранения. Это не полный журнал всех действий.

Дневная квота сообщений

Лимиты сообщений на пользователя в день: Free — 10, Starter — 50, Team — 250 и Pro — 1 000; у Enterprise нет фиксированного лимита сообщений. Вызовы с вашим собственным ключом поддерживаемого провайдера ИИ не расходуют этот лимит. Доступность сервиса, другие ограничения использования и платежи провайдеру по-прежнему применяются.

Что он умеет

Доступные функции могут включать предложения индикаторов, перевод между английским и бирманским, подготовку черновиков отчётов и сводок. Функции базы знаний по документам относятся к Pro+. Уточняйте включённые инструменты и сверяйте результаты ИИ с вашими записями: они могут быть неполными или неточными.

Как с нами связаться

Вопросы по продукту: hello@empobase.com. Раскрытие уязвимостей безопасности: security@empobase.com. Конфиденциальность / DPA: privacy@empobase.com.

Периодичность

Сведения о документированных изменениях смотрите в опубликованных примечаниях к выпускам, а текущие планы — в дорожной карте. Запланированный пункт не является обязательством по поставке.