Oriente-se no EMPOBase.

Para quem é

Para equipes de ONGs e organizações da sociedade civil que coordenam projetos, pessoas, recursos e relatórios. Use uma demonstração com dados de exemplo para confirmar se os fluxos disponíveis atendem às suas necessidades.

Como funcionam as organizações

O acesso aos registros de cada organização é limitado pelo login e pelas permissões de função.

Passos

Abra a página de cadastro do EMPOBase e siga as etapas atuais para criar uma conta.

• Escolha um método de acesso disponível e conclua a verificação de e-mail, se exigida.
• Ao criar uma nova organização, sua conta se torna a Proprietária (Owner) dela.
• Revise as configurações da organização e os limites do plano disponível.
• Abra Programas para criar um projeto, se suas permissões e seu plano permitirem.

Limites gratuitos vs. pagos

O plano gratuito cobre 1 projeto, 3 usuários, 5 indicadores e 2 GB de armazenamento — suficiente para experimentar. Os planos pagos liberam mais capacidade e recursos específicos de cada módulo. Plano e faturamento, em Configurações, mostra o uso atual em relação ao seu limite.

Fluxo de convite

Abra Gestão de usuários, informe o e-mail do colega e atribua as funções adequadas. Confira o acesso pretendido antes de enviar o convite; algumas combinações de funções são restritas.

Como as licenças são contadas

Os usuários de somente leitura «visualizadores» contam como meia licença. Assim, uma organização do plano Team com 25 licenças pode combinar 10 editores + 30 visualizadores (10 + 15 = 25). O bloco de uso em Plano e faturamento mostra essa conta em tempo real.

Funções predefinidas e personalizadas

As funções predefinidas incluem Proprietário (Owner), Administrador da organização, Diretor de país, Gestor de programas, Responsável por finanças e administração, Líder de subvenções/finanças, Responsável por MEAL e Agente de campo. Revise as permissões de cada função antes de atribuí-la. Proprietário (Owner) é uma função protegida do sistema e não pode ser renomeada nem excluída.

• Renomeie as funções editáveis conforme as necessidades da organização.
• Revise tanto o acesso aos registros quanto a permissão para alterá-los ou aprová-los.
• Crie funções personalizadas para responsabilidades definidas.
• Reatribua os membros ativos antes de excluir uma função que possa ser removida.

Um usuário pode ter várias funções

Atribua apenas funções compatíveis. A combinação de funções pode ampliar o acesso, e algumas responsabilidades administrativas e operacionais não podem ser acumuladas. Revise as permissões resultantes e as responsabilidades de aprovação antes de salvar.

Catálogo de permissões

As permissões abrangem o acesso aos módulos e ações como leitura, edição, aprovação, convites, exportações e configurações. O cargo, por si só, não define o que um usuário pode acessar. Confira as permissões das funções atribuídas.

Acesso de suporte limitado

A equipe da EMPO pode ajudar na administração de contas e funções e pode acessar alguns documentos da organização durante o suporte. Entre em contato conosco para confirmar o escopo e os registros de atividades disponíveis.

O que contém

As visualizações disponíveis podem incluir resumos de projetos, aprovações pendentes e atividades recentes. Use o módulo correspondente para consultar o registro de origem antes de agir.

Como ele direciona

Use os links disponíveis para os módulos para consultar ou atualizar registros. Um resumo do painel não substitui o registro de origem nem uma etapa de aprovação.

O que você obtém por projeto

Use as ferramentas disponíveis para registrar o problema do projeto, seus objetivos, as partes interessadas e as premissas de planejamento.

• Estruture o marco lógico em torno de objetivos gerais, resultados, produtos e atividades.
• Registre responsabilidades com uma matriz RACI.
• Documente as mudanças propostas e o status de sua análise.
• Guarde os registros necessários para a análise e o encerramento do projeto pela organização.

Como Programas se conecta ao MEAL

Use a biblioteca de indicadores para ajudar a definir indicadores no marco lógico de um projeto. Acompanhe os resultados dos indicadores em MEAL. Selecionar um texto da biblioteca não cria uma ligação automática e continuamente atualizada entre uma linha do marco lógico e os resultados dos indicadores.

Biblioteca de indicadores

A biblioteca inclui definições de indicadores, meios de verificação, orientações de desagregação e referenciais de diversos setores humanitários. Revise as fontes de cada entrada e adapte-a às exigências do doador e do programa; sua inclusão não é uma certificação de conformidade.

Relatórios de campo

Os tipos de relatório disponíveis incluem situação, atividade/progresso, incidente, monitoramento, avaliação e narrativas de progresso e finais no formato 8+3. O envio de um relatório narrativo não estabelece automaticamente um resultado de indicador aprovado.

Painéis e exportações

Use os filtros e as ações de exportação disponíveis na visualização de relatório correspondente. A exportação IATI é um recurso Pro+ cuja disponibilidade e cobertura de campos devem ser confirmadas; revise o arquivo gerado e as decisões de divulgação antes de publicar. Uma exportação não comprova conformidade com IATI nem com as exigências do doador.

Diretório e perfis de pessoal

Nome, cargo, local de trabalho, gestor direto, tipo de contrato e término do contrato, com acesso ao perfil por seção (pessoal, emprego, família, documentos, linha hierárquica), de modo que um gestor veja apenas as seções que a sua função permite. Os documentos de identidade — passaporte, documento de identidade nacional, autorização de trabalho, visto — são registrados com datas de validade. Filtragem e pesquisa; o RH exporta CSV por local de trabalho.

Licenças

Defina os tipos de licença e os limites das políticas e use o fluxo de subordinação para analisar solicitações. Solicitações pendentes ou aprovadas com períodos sobrepostos para o mesmo funcionário são rejeitadas. A visão de cobertura da equipe mostra a disponibilidade sem exibir o motivo da licença.

Folhas de horas e custo de mão de obra

Os gestores não podem aprovar as próprias horas. As horas de projeto aprovadas e elegíveis podem contribuir para os custos de mão de obra em Finanças.

Remuneração e resumo da folha de pagamento

Faixas e registros salariais exigem permissões específicas de remuneração. São registrados ciclos de revisão salarial, planos de benefícios e adesões. O resumo de folha de pagamento estima os custos dos últimos seis meses usando os registros salariais disponíveis e as adesões atuais a benefícios; sinaliza moedas excluídas e não é um registro histórico de folha de pagamento. Os resumos de equidade omitem grupos com menos de cinco pessoas. EMPOBase não calcula impostos sobre a folha nem contribuições sociais, não produz contracheques e não entrega declarações obrigatórias.

Ciclo de vida do pessoal

Os eventos de integração, avaliação do período de experiência, decisão contratual e desligamento usam as datas disponíveis no perfil e a situação de emprego, dentro dos intervalos de datas do espaço de trabalho. As mudanças de função são iniciadas manualmente. Mantenha os registros de origem atualizados e revise as listas de verificação, os responsáveis e as datas gerados. Datas sensíveis de emprego exigem acesso adequado de RH.

Salvaguarda, reclamações e processos

As declarações assinadas de PSEA e de código de conduta são um registro renovável com validade, não um PDF único, e aparece um aviso ao fazer login quando uma estiver pendente. O espaço de trabalho do programa de salvaguarda contém o status da política, os canais de comunicação, o ponto focal (visível para toda a equipe) e um registro de riscos. Os casos de reclamação e disciplinares são tratados como processos confidenciais com regras de acesso próprias.

Cuidado com a equipe, planejamento de emergência e pesquisas

Dever de cuidado e planejamento de emergência em um único espaço de trabalho: locais de emergência com rotas e árvores de comunicação, responsáveis de segurança, registros de simulados, uma lista de verificação de prontidão da organização e lembretes aos funcionários que ainda não cadastraram um contato de emergência. O Staff Voice conduz pesquisas com uma permissão de resposta separada que todos os funcionários têm por padrão; gerenciar pesquisas e ler os resultados agregados requer permissão de edição do RH.

Talento, recrutamento, cofre e análises

Os registros de talento e desenvolvimento pertencem ao funcionário, com uma visualização para o gestor conforme o status do fluxo de trabalho e modelos de ciclos de RH. O recrutamento usa um processo de acompanhamento de candidaturas para cada organização. O Cofre Confidencial de RH, que é separado, criptografa os arquivos no seu navegador antes do envio nos fluxos compatíveis e ativados. Confirme sua disponibilidade e os requisitos de acesso e recuperação de chaves antes de usá-lo. As análises de RH mostram apenas números verificados com os registros da organização proprietária dos dados.

Organograma

Use as configurações do Organograma para manter as relações de subordinação. Revise as atribuições de responsabilidade nos projetos quando houver mudanças de pessoal ou de chefia.

Livro-razão geral e diários

Seu próprio plano de contas com classificações para as demonstrações financeiras. Todo lançamento deve estar equilibrado — lançamentos com débitos e créditos diferentes são rejeitados — e cada linha pode conter um projeto, uma subvenção e a respectiva linha orçamentária, além de um fundo com sua classe de restrição, de modo que um único lançamento atende simultaneamente ao livro-razão, ao orçamento vs. real e ao controle de fundos restritos. Regras recorrentes preparam lançamentos em rascunho para revisão; a alocação de custos e a recuperação de custos indiretos também são contabilizadas como lançamentos.

Aprovações, bloqueios de período e correções

Sua organização define os limites de aprovação. As solicitações aprovadas são lançadas no razão uma única vez. Os lançamentos no razão permanecem equilibrados, e os períodos contábeis encerrados são protegidos.

Multimoeda

Defina uma moeda funcional para a organização. Cada lançamento mantém sua moeda, valor, taxa e data da taxa originais junto ao valor funcional. As taxas de câmbio são mantidas por organização pela sua equipe financeira (não são obtidas de um feed em tempo real), e as reavaliações são contabilizadas como lançamentos próprios, para que o rastro permaneça visível.

Orçamentos de projetos e subvenções

Orçamentos por rubrica, por projeto e por subvenção, com o orçamento vs. real atualizado à medida que as compras são registradas e os lançamentos são contabilizados. Os fundos restritos são controlados por meio de compromissos e classes de restrição, para que você possa ver o que foi gasto, comprometido e ainda disponível por subvenção.

Compras ao pagamento

O fluxo de compras até o pagamento registra requisições, pedidos de compra, recebimentos de mercadorias, aprovações de pagamento e lançamentos contábeis, com regras de aprovação configuradas e separação de responsabilidades. O recebimento de mercadorias não atualiza automaticamente o estoque do armazém; uma aprovação de pagamento ou um lançamento contabilizado não comprova a liquidação bancária.

Demonstrações financeiras e relatórios de subvenções

As demonstrações usam as classificações do seu plano de contas, incluindo despesas por função. Revise as classificações e os lançamentos antes de usar uma demonstração como base para decisões. Os calendários de finanças de subvenções e de relatórios apoiam seu trabalho, mas não comprovam conformidade com exigências de doadores ou obrigações legais. Confirme a disponibilidade e a cobertura das exportações IATI Pro+ antes de usá-las.

Fronteira contábil da folha de pagamento

Os registros de alocação da folha de pagamento — a divisão de custos de cada processamento por projetos, centros de custo e linhas orçamentárias — chegam a Finanças como totais selados por processamento, período e projeto, com um sinalizador de exceção quando uma divisão não soma 100%; nenhum nome, linha salarial ou dado bancário passa para a visualização do livro-razão. O EMPOBase não calcula impostos sobre salários nem contribuições sociais, não produz contracheques nem entrega declarações obrigatórias; isso permanece a cargo do seu fornecedor de folha de pagamento ou contador.

Estoque e distribuições

Registre o estoque por local e revise os registros de movimentação e distribuição. Mantenha referências aos projetos e às atividades de suporte quando disponíveis. Confira os registros com contagens físicas e comprovantes de entrega.

Registro de ativos

Registre identificadores de ativos, responsáveis pela guarda, locais e status. Confira as exigências da organização e do doador para os registros de ativos; manter um cadastro, por si só, não comprova conformidade.

O que vai aqui

Armazene os documentos apropriados da organização no espaço correspondente. Visualize PDFs e imagens compatíveis no aplicativo; baixe outros tipos de arquivo para abri-los. Confira o acesso antes de enviar registros confidenciais.

Controle de acesso

O acesso a documentos depende do espaço, da categoria e das permissões atribuídas. Algumas categorias têm restrições adicionais. Não presuma que o nome de uma pasta torna um arquivo confidencial ou que todo arquivo permite uma exceção de acesso personalizada.

Conselho e reuniões

Mantenha a composição do conselho, atas de reuniões, resoluções e registros de presença onde houver suporte. As exportações disponíveis não substituem a análise das exigências de apresentação de documentos aplicáveis.

Conflito de interesses

Registre declarações de conflito de interesses e acompanhe o envio das certificações anuais. Revise os envios pendentes; não presuma que um registro se renova automaticamente.

Criar um comunicado

Abra Comunicados e escolha Novo comunicado. Adicione um título e uma mensagem e, se suas permissões permitirem, fixe os avisos importantes.

Tradução EN ↔ MY

A tradução entre inglês e birmanês é um recurso Team+ onde estiver habilitada. Revise a mensagem traduzida antes de publicar; a saída de IA pode conter erros. A disponibilidade de outros idiomas deve ser confirmada.

Versões de políticas

Mantenha o documento da política e sua versão atualizados e identifique os funcionários que precisam confirmar ciência. Revise as confirmações pendentes pelo fluxo disponível.

Registros de confirmação

Os registros de confirmação incluem a versão da política, a identidade do funcionário, a data e hora e o método. Uma confirmação registra essa ação; por si só, não comprova entendimento nem conformidade legal.

Acesso de revisores

Defina a janela de acesso, o período dos dados e o escopo de projetos conforme necessário e revise ou revogue o acesso quando preciso. O revisor pode acessar as evidências disponíveis dentro desse escopo.

Análise de evidências

Os documentos disponíveis podem ser visualizados ou baixados individualmente. Confira o escopo atribuído e a disponibilidade dos documentos antes de uma revisão; não há garantia de um pacote completo de evidências reunidas.

Medidores de uso

Confira o uso registrado de usuários, projetos e armazenamento em relação aos limites exibidos para sua organização. Consulte os registros correspondentes se os totais exibidos não forem os esperados.

Mudar de plano

Escolha um plano adequado às necessidades de usuários e projetos ativos da sua organização. Confirme os requisitos de cobrança e capacidade com a equipe antes de mudar de plano.

Envio de logotipo

Use uma imagem PNG, JPG ou WebP compatível dentro do limite de upload exibido. Arquivos SVG não são aceitos.

Requisitos de domínio

Entre em contato com o suporte para discutir os requisitos de domínio e confirmar a disponibilidade antes de alterar o DNS. O editor de identidade visual não garante a configuração de domínios ou subdomínios personalizados.

Remoção do acesso à organização

A remoção de um usuário retira seu acesso a esta organização e encerra as sessões ativas nela. O acesso a outras organizações é preservado. Os registros históricos permanecem; administradores autorizados podem restaurar usuários removidos elegíveis.

Onde os arquivos ficam

Para arquivos privados enviados, é necessária autorização antes da emissão de um link de download com prazo de validade. Qualquer pessoa com um link ainda válido pode usá-lo; por isso, compartilhe-o apenas com os destinatários pretendidos. Os arquivos publicados deliberadamente pelos fluxos de publicação compatíveis ficam acessíveis ao público.

Links de coleta e revisão

Os links de coleta nativos usam um fluxo separado e estão sujeitos aos limites do plano. Novos envios entram em uma fila de revisão; apenas os aprovados contribuem para os valores realizados dos indicadores. Envios pendentes e rejeitados não são contados. O painel de status de Integrações não configura, por si só, conectores externos de ferramentas de campo, SMS ou chat.

Atividade de exportação em CSV

O registro de auditoria de exportações permite baixar em CSV a atividade de exportação registrada, conforme as funcionalidades disponíveis, as permissões e a retenção. Ele não é um registro completo de todas as ações.

Cota diária de mensagens

As franquias de mensagens por usuário e por dia são: Free 10, Starter 50, Team 250 e Pro 1.000; Enterprise não tem uma cota fixa de mensagens. Chamadas com sua própria chave de um provedor de IA compatível não contam nessa cota. A disponibilidade do serviço, outros limites de uso e as cobranças do provedor continuam se aplicando.

O que ele pode fazer

Os recursos disponíveis podem incluir sugestões de indicadores, tradução entre inglês e birmanês, elaboração de rascunhos de relatórios e resumos. Os recursos de base de conhecimento documental são Pro+. Confirme as ferramentas habilitadas e confira a saída da IA com seus registros; ela pode estar incompleta ou incorreta.

Canais de contato

Dúvidas sobre o produto: hello@empobase.com. Divulgações de segurança: security@empobase.com. Privacidade / DPA: privacy@empobase.com.

Cadência

Consulte as notas de versão publicadas para conhecer as mudanças documentadas e o Roteiro para os planos atuais. Um item planejado não é um compromisso de entrega.