Oriéntese en EMPOBase.

Para quién es

Para equipos de ONG y organizaciones de la sociedad civil que coordinan proyectos, personal, recursos e informes. Utilice una demostración con datos de ejemplo para confirmar si los flujos de trabajo disponibles responden a sus necesidades.

Cómo funcionan las organizaciones

El acceso a los registros de cada organización se limita mediante el inicio de sesión y los permisos de los roles.

Pasos

Abra la página de registro de EMPOBase y siga los pasos actuales para crear una cuenta.

• Elija un método de inicio de sesión disponible y complete la verificación de correo electrónico que se requiera.
• Al crear una organización nueva, su cuenta pasa a ser su Owner.
• Revise la configuración de su organización y los límites del plan disponibles.
• Abra Programas para crear un proyecto si sus permisos y su plan lo permiten.

Límites gratuitos vs. de pago

El plan gratuito cubre 1 proyecto, 3 usuarios, 5 indicadores y 2 GB de almacenamiento: suficiente para probarlo. Los planes de pago desbloquean más capacidad y funciones específicas de cada módulo. Plan y facturación en Configuración muestra su uso actual frente a su límite.

Flujo de invitación

Abra Gestión de usuarios, introduzca el correo electrónico de la persona y asigne los roles adecuados. Compruebe el acceso previsto antes de enviar la invitación; algunas combinaciones de roles están restringidas.

Cómo se cuentan las licencias

Los usuarios de solo lectura «espectadores» cuentan como media licencia. Así, una organización del plan Team con 25 licencias puede combinar 10 editores + 30 espectadores (10 + 15 = 25). El bloque de uso en Plan y facturación muestra el cálculo en tiempo real.

Roles predefinidos y personalizados

Los roles predefinidos incluyen Owner, Organization Admin, Country Director, Programme Manager, Finance & Admin Officer, Grant/Finance Lead, MEAL Officer y Field Officer. Revise los permisos de cada rol antes de asignarlo. Owner es un rol protegido del sistema que no puede renombrarse ni eliminarse.

• Cambie el nombre de los roles editables para adaptarlos a su organización.
• Revise tanto el acceso a los registros como el permiso para modificarlos o aprobarlos.
• Cree roles personalizados para una responsabilidad definida.
• Reasigne a los miembros activos antes de eliminar un rol que pueda eliminarse.

Un usuario puede tener varios roles

Asigne únicamente roles compatibles. Combinar roles puede ampliar el acceso, y algunas restricciones impiden que una misma persona desempeñe determinadas funciones administrativas y operativas. Revise los permisos resultantes y las responsabilidades de aprobación antes de guardar.

Catálogo de permisos

Los permisos abarcan el acceso a módulos y acciones como lectura, edición, aprobación, invitaciones, exportaciones y configuración. El cargo por sí solo no determina a qué puede acceder un usuario. Compruebe los permisos de los roles asignados.

Acceso de soporte limitado

El personal de EMPO puede ayudar con la administración de cuentas y roles y puede acceder a algunos documentos de la organización durante el soporte. Póngase en contacto con nosotros para confirmar el alcance y los registros de actividad disponibles.

Qué contiene

Las vistas disponibles pueden incluir resúmenes de proyectos, aprobaciones pendientes y actividad reciente. Utilice el módulo correspondiente para revisar el registro de origen antes de actuar.

Cómo dirige

Siga los enlaces a módulos disponibles para consultar o actualizar registros. Un resumen del panel no sustituye al registro de origen ni a un paso de aprobación.

Qué obtiene por proyecto

Utilice las herramientas disponibles para registrar el problema del proyecto, los objetivos, las partes interesadas y los supuestos de planificación.

• Estructure el marco lógico en torno a objetivos generales, resultados, productos y actividades.
• Registre las responsabilidades mediante una matriz RACI.
• Documente los cambios propuestos y su estado de revisión.
• Conserve los registros que su organización necesita para la revisión y el cierre del proyecto.

Cómo se enlazan Programas y MEAL

Utilice la biblioteca de indicadores como ayuda para definir indicadores en el marco lógico de un proyecto. Dé seguimiento a los resultados de los indicadores en MEAL. Seleccionar texto de la biblioteca no crea un vínculo automático y actualizado entre una fila del marco lógico y los resultados de los indicadores.

Biblioteca de indicadores

La biblioteca incluye definiciones de indicadores, medios de verificación, orientaciones de desagregación y marcos de referencia de distintos sectores humanitarios. Revise las fuentes de cada entrada y adáptela a los requisitos de su donante y de su programa; su inclusión no certifica el cumplimiento.

Informes de campo

Los tipos de informe disponibles incluyen informes de situación, actividad/avance, incidentes, seguimiento, evaluación y narrativas 8+3 de avance y finales. La presentación de un informe narrativo no establece automáticamente un resultado de indicador aprobado.

Paneles y exportaciones

Utilice los filtros y las acciones de exportación disponibles en la vista de informes correspondiente. La exportación IATI es una función Pro+ cuya disponibilidad y cobertura de campos deben confirmarse; revise el archivo real y las decisiones de divulgación antes de publicarlo. Una exportación no demuestra el cumplimiento de IATI ni de los requisitos del donante.

Directorio de personal y perfiles

Nombre, cargo, lugar de destino, jefe directo, tipo de contrato y fin de contrato, con acceso al perfil por sección (personal, laboral, familiar, documentos, línea de reporte) de modo que un jefe solo ve las secciones que su rol permite. Los documentos de identidad — pasaporte, identificación nacional, permiso de trabajo, visa — se rastrean con fechas de vencimiento. Filtre y busque; RR. HH. exporta CSV por lugar de destino.

Permisos y ausencias

Defina los tipos de ausencia y los límites de la política, y utilice el flujo de supervisión jerárquica para revisar las solicitudes. Se rechazan las solicitudes pendientes o aprobadas que se solapen para la misma persona. La cobertura del equipo muestra la disponibilidad sin revelar el motivo de la ausencia.

Hojas de tiempo y costo laboral

Los responsables no pueden aprobar su propio tiempo. El tiempo de proyecto aprobado que reúna los requisitos puede aportar costes laborales a Finanzas.

Compensación y resumen de nómina

Las categorías salariales y los registros de salarios requieren permisos específicos de remuneración. Se registran los ciclos de revisión salarial, los planes de prestaciones y las inscripciones. El resumen de nómina estima los costos de los últimos seis meses con los registros salariales disponibles y las inscripciones actuales en prestaciones; señala las monedas excluidas y no es un registro histórico de nómina. Los resúmenes de equidad omiten grupos de menos de cinco personas. EMPOBase no calcula impuestos de nómina ni cotizaciones sociales, no genera recibos de nómina ni presenta declaraciones legales.

Ciclo de vida del personal

Los eventos de incorporación, revisión del período de prueba, decisiones contractuales y salida de personal utilizan las fechas de perfil disponibles y el estado de empleo dentro de los intervalos de fechas del espacio de trabajo. Los cambios de rol se inician manualmente. Mantenga actualizados los registros de origen y revise las listas de tareas, los responsables y las fechas resultantes. Las fechas laborales sensibles requieren el acceso de RR. HH. adecuado.

Salvaguarda, quejas y casos

Las declaraciones firmadas de PSEA y de código de conducta son un registro renovable con vencimiento, no un PDF de una sola vez, y aparece un aviso al iniciar sesión cuando una está por vencer. El espacio de trabajo del programa de salvaguarda contiene el estado de las políticas, los canales de denuncia, el punto focal (visible para todo el personal) y un registro de riesgos. Los casos de quejas y disciplinarios se manejan como expedientes confidenciales con sus propias reglas de acceso.

Cuidado del personal, planificación de emergencias y encuestas

Deber de cuidado y planificación de emergencias en un solo espacio de trabajo: sedes de emergencia con rutas y árboles de comunicación, encargados de guardia, registros de simulacros, una lista de verificación de preparación de la organización y recordatorios al personal que no ha registrado un contacto de emergencia. Staff Voice ejecuta encuestas con un permiso de respuesta independiente que todo el personal tiene por defecto; administrar encuestas y leer los datos agregados requiere acceso de escritura de RR. HH.

Talento, contratación, bóveda y analítica

Los registros de talento y desarrollo pertenecen al empleado, con una vista para el responsable según el estado del flujo de trabajo y plantillas de ciclos de RR. HH. La contratación utiliza un proceso de seguimiento de candidaturas para cada organización. La bóveda confidencial de RR. HH., que es independiente, cifra los archivos en su navegador antes de subirlos en los flujos de trabajo compatibles y activados. Confirme su disponibilidad y los requisitos de acceso y recuperación de claves antes de utilizarla. La analítica de RR. HH. muestra únicamente cifras verificadas con los registros de la organización propietaria de los datos.

Organigrama

Utilice la configuración del Organigrama para mantener las relaciones de dependencia jerárquica. Revise las responsabilidades asignadas en los proyectos cuando cambie el personal o las líneas de supervisión.

Libro mayor y asientos contables

Su propio plan de cuentas con clasificaciones de estados financieros. Todo asiento debe balancear — se rechaza un asiento cuyos débitos y créditos difieren — y cada línea puede llevar un proyecto, una subvención y una línea de presupuesto de la subvención, y un fondo con su clase de restricción, de modo que una sola contabilización sirve al libro mayor, al presupuesto vs. real y al seguimiento de fondos restringidos a la vez. Las reglas recurrentes preparan asientos en borrador para revisión; la asignación de costos y la recuperación de costos indirectos también se contabilizan como asientos.

Aprobaciones, bloqueos de período y correcciones

Su organización establece los límites de aprobación. Las solicitudes aprobadas se contabilizan en el libro mayor una sola vez. Los asientos del libro mayor se mantienen equilibrados y los períodos contables cerrados están protegidos.

Multidivisa

Defina una moneda funcional de la organización. Cada asiento conserva su moneda, monto, tasa y fecha de tasa originales junto al monto funcional. Las tasas de cambio las mantiene su equipo de finanzas por organización (no se obtienen de un feed en vivo), y las revaluaciones se contabilizan como asientos propios para que el rastro siga siendo visible.

Presupuestos de proyectos y subvenciones

Presupuestos detallados por línea, por proyecto y por subvención, con presupuesto vs. real actualizado a medida que llegan las adquisiciones y se contabilizan los asientos. Los fondos restringidos se rastrean mediante compromisos y clases de restricción, de modo que puede ver lo gastado, lo comprometido y lo aún disponible por cada adjudicación.

De la requisición al pago

El flujo de compras a pago registra solicitudes de compra, órdenes de compra, recepciones de mercancías, aprobaciones de pago y asientos contables, con reglas de aprobación configuradas y separación de funciones. Una recepción de mercancías no actualiza automáticamente las existencias del almacén; una aprobación de pago o un asiento contabilizado no demuestra que el pago se haya liquidado en el banco.

Estados financieros e informes de subvenciones

Los estados financieros utilizan las clasificaciones de su plan de cuentas, incluidos los gastos por función. Revise las clasificaciones y los asientos antes de basarse en un estado financiero. La gestión financiera de subvenciones y los calendarios de informes apoyan su trabajo de reporte; no acreditan el cumplimiento de los requisitos del donante ni de las obligaciones legales. Confirme la disponibilidad y cobertura de las exportaciones IATI de Pro+ antes de utilizarlas.

Límite de la contabilidad de nómina

Los registros de asignación de nómina — el reparto de costos de cada corrida de nómina entre proyectos, centros de costo y líneas de presupuesto — llegan a Finanzas como totales sellados por corrida, período y proyecto, con una marca de excepción cuando un reparto no suma 100%; ningún nombre, línea salarial o dato bancario pasa a la vista del libro mayor. EMPOBase no calcula el impuesto sobre la nómina ni las contribuciones sociales, no genera recibos de pago ni presenta declaraciones estatutarias; eso sigue a cargo de su proveedor de nómina o contador.

Existencias y distribuciones

Registre las existencias por ubicación y revise los registros de movimientos y distribución. Conserve las referencias de proyecto y actividad de respaldo cuando estén disponibles. Contraste los registros con los recuentos físicos y los comprobantes de entrega.

Registro de activos

Registre los identificadores, custodios, ubicaciones y estados de los activos. Compruebe los requisitos de registro de activos de su organización y del donante; mantener un registro por sí solo no acredita el cumplimiento.

Qué va aquí

Guarde los documentos adecuados de la organización en el espacio correspondiente. Previsualice PDF e imágenes compatibles en la aplicación; descargue otros tipos de archivo para abrirlos. Compruebe el acceso antes de subir registros confidenciales.

Control de acceso

El acceso a los documentos depende del espacio de documentos, la categoría y los permisos asignados. Algunas categorías tienen restricciones adicionales. No suponga que el nombre de una carpeta hace que un archivo sea confidencial ni que todos los archivos permiten excepciones de acceso personalizadas.

Junta y reuniones

Mantenga la composición de la junta directiva, las actas de reuniones, las resoluciones y los registros de asistencia cuando se admita. Las exportaciones disponibles no sustituyen la revisión de los requisitos de presentación aplicables.

Conflicto de intereses

Registre las declaraciones de conflictos de interés y dé seguimiento a la presentación de certificaciones anuales. Revise las presentaciones pendientes; no suponga que un registro se renueva automáticamente.

Crear un anuncio

Abra Anuncios y seleccione Nuevo anuncio. Añada un título y un mensaje, y fije los avisos importantes si sus permisos lo permiten.

Traducción EN ↔ MY

La traducción entre inglés y birmano es una función Team+ cuando está habilitada. Revise el mensaje traducido antes de publicarlo; el contenido generado por IA puede ser inexacto. Debe confirmarse la disponibilidad de otros idiomas.

Versiones de políticas

Mantenga actualizados el documento de política y su versión, e identifique al personal que debe confirmar su recepción. Revise las confirmaciones pendientes mediante el flujo de trabajo disponible.

Registros de constancias

Los registros de constancias incluyen la versión de la política, la identidad del empleado, la marca de tiempo y el método. Una confirmación deja constancia de esa acción; por sí sola no acredita la comprensión ni el cumplimiento legal.

Acceso de la persona revisora

Configure el intervalo de acceso, el período de datos y el alcance de proyectos según corresponda, y revise o revoque el acceso cuando sea necesario. La persona revisora puede acceder a las evidencias disponibles dentro de ese alcance.

Revisión de evidencias

Los documentos disponibles pueden previsualizarse o descargarse individualmente. Compruebe el alcance asignado y la disponibilidad de documentos antes de una revisión; no se garantiza un paquete completo de evidencias agrupadas.

Medidores de uso

Compare el uso registrado de usuarios, proyectos y almacenamiento con los límites indicados para su organización. Compruebe los registros correspondientes si los totales mostrados no coinciden con lo esperado.

Cambiar de plan

Elija un plan adecuado para los usuarios y proyectos activos de su organización. Confirme la facturación y la capacidad con el equipo antes de cambiar de plan.

Subida de logotipo

Utilice una imagen PNG, JPG o WebP compatible que respete el límite de subida indicado. No se admiten archivos SVG.

Requisitos de dominio

Contacte con soporte para hablar de los requisitos de dominio y confirmar la disponibilidad antes de hacer cambios en DNS. El editor de marca no promete la provisión de dominios o subdominios personalizados.

Retirar el acceso a la organización

Eliminar a un usuario retira su acceso a esta organización y cierra sus sesiones activas en ella. Se conserva el acceso a otras organizaciones. Los registros históricos permanecen; los administradores autorizados pueden restaurar a los usuarios eliminados que cumplan los requisitos.

Dónde residen los archivos

Para los archivos privados subidos se requiere autorización antes de emitir un enlace de descarga con caducidad. Cualquier persona que tenga un enlace vigente puede utilizarlo, por lo que debe compartirlo solo con los destinatarios previstos. Los archivos publicados deliberadamente mediante los flujos de publicación compatibles son accesibles al público.

Enlaces de recopilación y revisión

Los enlaces de recopilación nativos utilizan un flujo de trabajo independiente y límites según el plan. Los nuevos envíos entran en una cola de revisión; solo los aprobados contribuyen a los valores reales de los indicadores. Los envíos pendientes y rechazados no se contabilizan. El panel de estado de Integraciones no configura por sí mismo conectores externos de herramientas de campo, SMS o chat.

Actividad de exportación en CSV

El registro de auditoría de exportaciones permite descargar en CSV la actividad de exportación registrada, según las funciones disponibles, los permisos y la retención. No es un registro completo de todas las acciones.

Cuota diaria de mensajes

Los cupos de mensajes por usuario y día son Free 10, Starter 50, Team 250 y Pro 1 000; Enterprise no tiene un cupo fijo de mensajes. Las llamadas realizadas con una clave propia de un proveedor de IA compatible no cuentan para este cupo. Siguen siendo aplicables la disponibilidad del servicio, otros límites de uso y los cargos del proveedor.

Qué puede hacer

Las funciones disponibles pueden incluir sugerencias de indicadores, traducción entre inglés y birmano, redacción de informes y resúmenes. Las funciones de base de conocimientos de documentos son Pro+. Confirme las herramientas habilitadas y contraste el contenido generado por IA con sus registros; puede ser incompleto o inexacto.

Dónde encontrarnos

Preguntas sobre el producto: hello@empobase.com. Divulgaciones de seguridad: security@empobase.com. Privacidad / DPA: privacy@empobase.com.

Cadencia

Consulte las notas de versión publicadas para conocer los cambios documentados y la Hoja de ruta para los planes actuales. Un elemento previsto no constituye un compromiso de entrega.