Repérez-vous dans EMPOBase.

À qui il s'adresse

Pour les équipes des ONG et des organisations de la société civile qui coordonnent des projets, du personnel, des ressources et des rapports. Utilisez une démonstration avec des données d’exemple pour confirmer que les processus disponibles répondent à vos besoins.

Comment fonctionnent les organisations

L’accès aux dossiers de chaque organisation est limité par la connexion et les autorisations des rôles.

Étapes

Ouvrez la page d’inscription d’EMPOBase et suivez les étapes actuelles de création de compte.

• Choisissez une méthode de connexion disponible et effectuez toute vérification d’adresse e-mail requise.
• Lorsque vous créez une organisation, votre compte devient son Owner.
• Vérifiez les paramètres de votre organisation et les limites de l’offre disponibles.
• Ouvrez Programmes pour créer un projet si vos autorisations et votre offre le permettent.

Limites gratuites vs payantes

L'offre gratuite couvre 1 projet, 3 utilisateurs, 5 indicateurs et 2 Go de stockage — de quoi faire un essai. Les offres payantes débloquent davantage de capacité et des fonctionnalités propres à chaque module. Abonnement et facturation, dans Paramètres, affiche votre utilisation actuelle par rapport à votre plafond.

Flux d'invitation

Ouvrez Gestion des utilisateurs, saisissez l’adresse e-mail de la personne et attribuez les rôles appropriés. Vérifiez les accès prévus avant d’envoyer l’invitation ; certaines combinaisons de rôles sont restreintes.

Comment les sièges sont comptés

Les utilisateurs « observateurs » en lecture seule comptent pour un demi-siège. Ainsi, une organisation de l'offre Team avec 25 sièges peut combiner 10 éditeurs + 30 observateurs (10 + 15 = 25). Le bloc d'utilisation d'Abonnement et facturation présente ce calcul en temps réel.

Rôles prédéfinis et personnalisés

Les rôles prédéfinis comprennent Owner, Organization Admin, Country Director, Programme Manager, Finance & Admin Officer, Grant/Finance Lead, MEAL Officer et Field Officer. Vérifiez les autorisations de chaque rôle avant de l’attribuer. Owner est un rôle système protégé qui ne peut être ni renommé ni supprimé.

• Renommez les rôles modifiables pour les adapter à votre organisation.
• Vérifiez à la fois l’accès aux dossiers et l’autorisation de les modifier ou de les approuver.
• Créez des rôles personnalisés pour une responsabilité définie.
• Réaffectez les membres actifs avant de supprimer un rôle dont la suppression est autorisée.

Un utilisateur peut détenir plusieurs rôles

Attribuez uniquement des rôles compatibles. Leur combinaison peut élargir les accès, et des restrictions empêchent le cumul de certaines tâches administratives et opérationnelles. Vérifiez les autorisations résultantes et les responsabilités d’approbation avant d’enregistrer.

Catalogue des autorisations

Les autorisations couvrent l’accès aux modules et les actions telles que la lecture, la modification, l’approbation, les invitations, les exports et les paramètres. Un intitulé de poste ne suffit pas à déterminer les accès d’un utilisateur. Vérifiez les autorisations des rôles attribués.

Accès limité du support

Le personnel d'EMPO peut aider à l'administration des comptes et des rôles et peut accéder à certains documents de l'organisation pendant l'assistance. Contactez-nous pour confirmer le périmètre et les registres d'activité disponibles.

Ce qu'il contient

Les vues disponibles peuvent inclure des résumés de projets, des approbations en attente et l’activité récente. Utilisez le module concerné pour examiner le dossier source avant d’agir.

Comment fonctionne la navigation

Suivez les liens disponibles vers les modules pour consulter ou mettre à jour les dossiers. Un résumé de tableau de bord ne remplace ni le dossier source ni une étape d’approbation.

Ce que vous obtenez par projet

Utilisez les outils disponibles pour consigner le problème du projet, ses objectifs, ses parties prenantes et ses hypothèses de planification.

• Structurez le cadre logique autour des objectifs généraux, des effets, des produits et des activités.
• Consignez les responsabilités dans une matrice RACI.
• Documentez les changements proposés et leur statut d’examen.
• Conservez les dossiers nécessaires à l’examen et à la clôture du projet par votre organisation.

Comment Programmes se relie à MEAL

Utilisez la bibliothèque d’indicateurs pour vous aider à définir les indicateurs du cadre logique d’un projet. Suivez leurs résultats dans MEAL. Sélectionner du texte dans la bibliothèque ne crée pas de lien automatique et actualisé entre une ligne du cadre logique et les résultats des indicateurs.

Bibliothèque d'indicateurs

La bibliothèque comprend des définitions d’indicateurs, des moyens de vérification, des recommandations de désagrégation et des cadres de référence couvrant différents secteurs humanitaires. Examinez les sources de chaque entrée et adaptez-la aux exigences de votre bailleur et de votre programme ; sa présence ne constitue pas une certification de conformité.

Rapports de terrain

Les types de rapports disponibles comprennent les rapports de situation, d’activité ou d’avancement, d’incident, de suivi, d’évaluation, ainsi que les rapports narratifs 8+3 d’avancement et finaux. La soumission d’un rapport narratif ne constitue pas automatiquement un résultat d’indicateur approuvé.

Tableaux de bord et exports

Utilisez les filtres et les actions d’export disponibles dans la vue de reporting concernée. L’export IATI est une fonctionnalité Pro+ dont la disponibilité et les champs couverts doivent être confirmés ; examinez le fichier réel et les décisions de divulgation avant publication. Un export ne prouve pas la conformité à IATI ou aux exigences du bailleur.

Annuaire du personnel et profils

Nom, fonction, lieu d'affectation, supérieur hiérarchique, type de contrat et fin de contrat, avec un accès au profil par section (personnel, emploi, famille, documents, ligne hiérarchique) afin qu'un responsable ne voie que les sections que son rôle autorise. Les documents d'identité — passeport, carte d'identité nationale, permis de travail, visa — sont suivis avec leurs dates d'expiration. Filtrez et recherchez ; les RH exportent un CSV par lieu d'affectation.

Congés

Définissez les types de congés et les limites des politiques, puis utilisez le processus hiérarchique pour examiner les demandes. Les demandes en attente ou approuvées qui se chevauchent pour une même personne sont rejetées. La couverture de l’équipe indique la disponibilité sans afficher le motif du congé.

Feuilles de temps et coût de main-d'œuvre

Les responsables ne peuvent pas approuver leur propre temps. Le temps de projet admissible approuvé peut contribuer aux coûts de personnel dans Finance.

Rémunération et résumé de la paie

Les grilles et les dossiers salariaux nécessitent des autorisations spécifiques de rémunération. Les cycles de révision salariale, les régimes d’avantages sociaux et les affiliations sont enregistrés. Le récapitulatif de paie estime les coûts des six derniers mois à partir des dossiers salariaux disponibles et des affiliations actuelles aux avantages sociaux ; il signale les devises exclues et ne constitue pas un registre historique de paie. Les synthèses d’équité masquent les groupes de moins de cinq personnes. EMPOBase ne calcule pas les impôts sur les salaires ni les cotisations sociales, ne produit pas de bulletins de paie et ne dépose pas de déclarations légales.

Cycle de vie du personnel

Les événements d’intégration, de bilan de période d’essai, de décision contractuelle et de départ utilisent les dates de profil disponibles et le statut d’emploi dans les plages de dates de l’espace de travail. Les changements de rôle sont lancés manuellement. Maintenez les dossiers sources à jour et vérifiez les listes de tâches, les responsables et les dates qui en résultent. Les dates d’emploi sensibles nécessitent un accès RH approprié.

Protection, plaintes et gestion des cas

Les déclarations signées PSEA et de code de conduite constituent un enregistrement renouvelable avec expiration, et non un PDF ponctuel, et une bannière apparaît à la connexion lorsqu'une déclaration arrive à échéance. L'espace de travail du programme de protection contient l'état des politiques, les canaux de signalement, le point focal (visible par tout le personnel) et un registre des risques. Les plaintes et dossiers disciplinaires sont traités comme des cas confidentiels avec leurs propres règles d'accès.

Bien-être du personnel, planification des urgences et enquêtes

Devoir de diligence et planification des urgences dans un seul espace de travail : sites d'urgence avec itinéraires et arbres de communication, chefs d'îlot, comptes rendus d'exercices, une liste de contrôle de préparation de l'organisation et des rappels au personnel qui n'a pas déposé de contact d'urgence. Staff Voice gère des enquêtes avec une permission de réponse distincte que tout le personnel possède par défaut ; la gestion des enquêtes et la lecture des résultats agrégés nécessitent l'accès en écriture des RH.

Talents, recrutement, coffre-fort et analytique

Les dossiers de talents et de développement appartiennent au membre du personnel, avec une vue pour le responsable selon le statut du processus et des modèles de cycles RH. Le recrutement utilise un processus de suivi des candidatures pour chaque organisation. Le coffre-fort RH confidentiel, qui est distinct, chiffre les fichiers dans votre navigateur avant leur téléversement dans les processus pris en charge et activés. Confirmez sa disponibilité et les exigences d’accès et de récupération des clés avant de l’utiliser. L’analyse RH affiche uniquement des chiffres vérifiés à partir des dossiers de l’organisation propriétaire des données.

Organigramme

Utilisez les paramètres de l’Organigramme pour maintenir les liens hiérarchiques. Réexaminez l’attribution des responsabilités de projet lorsque le personnel ou les liens hiérarchiques changent.

Grand livre et écritures comptables

Votre propre plan comptable avec des classifications d'états financiers. Chaque écriture doit être équilibrée — une écriture dont les débits et crédits diffèrent est rejetée — et chaque ligne peut porter un projet, une subvention et une ligne budgétaire de subvention, et un fonds avec sa classe de restriction, de sorte qu'une seule comptabilisation sert à la fois le grand livre, le budget vs réel et le suivi des fonds affectés. Les règles récurrentes préparent des écritures en brouillon pour révision ; l'affectation des coûts et la récupération des coûts indirects sont également comptabilisées sous forme d'écritures.

Approbations, verrouillages de période et corrections

Votre organisation fixe les limites d’approbation. Les demandes approuvées sont comptabilisées dans le grand livre une seule fois. Les écritures du grand livre restent équilibrées et les périodes comptables clôturées sont protégées.

Multidevise

Définissez une devise fonctionnelle de l'organisation. Chaque écriture conserve sa devise, son montant, son taux et sa date de taux d'origine à côté du montant fonctionnel. Les taux de change sont tenus à jour par organisation par votre équipe finance (et non extraits d'un flux en direct), et les réévaluations sont comptabilisées comme des écritures propres afin que la piste d'audit reste visible.

Budgets de projets et de subventions

Des budgets détaillés par poste, par projet et par subvention, avec le budget vs réel mis à jour au fur et à mesure des achats et des comptabilisations d'écritures. Les fonds affectés sont suivis via des engagements et des classes de restriction, afin que vous puissiez voir ce qui est dépensé, engagé et encore disponible par subvention.

De l'achat au paiement

Le processus d’achat au paiement consigne les demandes d’achat, les bons de commande, les réceptions de marchandises, les approbations de paiement et les écritures comptables, avec des règles d’approbation configurées et une séparation des tâches. Une réception de marchandises ne met pas automatiquement à jour le stock de l’entrepôt ; une approbation de paiement ou une écriture comptabilisée ne prouve pas le règlement bancaire.

États financiers et rapports de subventions

Les états financiers utilisent les classifications de votre plan comptable, y compris les charges par fonction. Examinez les classifications et les écritures avant de vous appuyer sur un état financier. La gestion financière des subventions et les calendriers de reporting soutiennent votre travail de production de rapports ; ils n’établissent pas la conformité aux exigences du bailleur ni aux obligations légales. Confirmez la disponibilité et la couverture des exports IATI Pro+ avant utilisation.

Limite de la comptabilité de paie

Les enregistrements de ventilation de la paie — la répartition des coûts de chaque cycle de paie entre projets, centres de coûts et lignes budgétaires — parviennent à Finance sous forme de totaux scellés par cycle, période et projet, avec un indicateur d'exception lorsqu'une répartition ne totalise pas 100 % ; aucun nom, ligne de salaire ou coordonnée bancaire ne passe dans la vue du grand livre. EMPOBase ne calcule ni l'impôt sur les salaires ni les cotisations sociales, ne produit pas de bulletins de paie et ne dépose pas de déclarations légales ; cela reste du ressort de votre prestataire de paie ou de votre comptable.

Stock et distributions

Enregistrez les stocks par emplacement et examinez les mouvements et les distributions. Conservez les références de projet et d’activité associées lorsqu’elles sont disponibles. Rapprochez les registres des inventaires physiques et des justificatifs de livraison.

Registre des actifs

Consignez les identifiants, les détenteurs responsables, les emplacements et l’état des actifs. Vérifiez les exigences de votre organisation et du bailleur en matière de registres d’actifs ; tenir un registre ne suffit pas à établir la conformité.

Ce qui va ici

Stockez les documents appropriés de l’organisation dans l’espace correspondant. Prévisualisez les PDF et les images prises en charge dans l’application ; téléchargez les autres types de fichiers pour les ouvrir. Vérifiez les accès avant de téléverser des dossiers confidentiels.

Contrôle d'accès

L’accès aux documents dépend de l’espace documentaire, de la catégorie et des autorisations attribuées. Certaines catégories comportent des restrictions supplémentaires. Ne présumez pas qu’un nom de dossier rend un fichier confidentiel ni que chaque fichier permet de définir une exception d’accès personnalisée.

Conseil et réunions

Tenez à jour la composition du conseil d’administration, les procès-verbaux, les résolutions et les présences lorsque ces fonctions sont prises en charge. Les exports disponibles ne remplacent pas l’examen des obligations de dépôt applicables.

Conflit d'intérêts

Consignez les déclarations de conflits d’intérêts et suivez la soumission des certifications annuelles. Examinez les soumissions en attente ; ne présumez pas qu’un dossier se renouvelle automatiquement.

Créer une annonce

Ouvrez Annonces et choisissez Nouvelle annonce. Ajoutez un titre et un message, puis épinglez les avis importants si vos autorisations le permettent.

Traduction EN ↔ MY

La traduction entre l’anglais et le birman est une fonctionnalité Team+ lorsqu’elle est activée. Relisez le message traduit avant de le publier ; les résultats de l’IA peuvent être inexacts. La disponibilité d’autres langues doit être confirmée.

Versions des politiques

Maintenez le document de politique et sa version à jour, et identifiez les membres du personnel qui doivent en accuser réception. Examinez les accusés de réception en attente au moyen du processus disponible.

Registres d’attestation

Les registres d’attestation comprennent la version de la politique, l’identité du membre du personnel, l’horodatage et la méthode. Un accusé de réception consigne cette action ; il ne suffit pas à établir la compréhension ni la conformité légale.

Accès de la personne chargée de l’examen

Définissez la fenêtre d’accès, la période des données et le périmètre des projets selon les besoins, puis vérifiez ou révoquez l’accès si nécessaire. La personne chargée de l’examen peut accéder aux pièces disponibles dans ce périmètre.

Examen des pièces justificatives

Les documents disponibles peuvent être prévisualisés ou téléchargés individuellement. Vérifiez le périmètre attribué et la disponibilité des documents avant un examen ; un dossier complet regroupant toutes les pièces n’est pas garanti.

Jauges d'utilisation

Comparez l’utilisation enregistrée en utilisateurs, projets et stockage aux limites affichées pour votre organisation. Vérifiez les dossiers concernés si les totaux affichés ne correspondent pas à vos attentes.

Changer d'offre

Choisissez une offre adaptée aux besoins de votre organisation en utilisateurs et projets actifs. Confirmez les conditions de facturation et de capacité avec l’équipe avant de changer d’offre.

Téléversement du logo

Utilisez une image PNG, JPG ou WebP prise en charge, dans la limite de téléversement affichée. Les fichiers SVG ne sont pas acceptés.

Exigences relatives au domaine

Contactez l’assistance pour discuter des exigences relatives au domaine et confirmer la disponibilité avant toute modification DNS. L’éditeur d’identité visuelle ne promet pas la mise en place d’un domaine ou d’un sous-domaine personnalisé.

Retrait de l’accès à l’organisation

Retirer un utilisateur supprime son accès à cette organisation et met fin à ses sessions actives dans celle-ci. Son accès aux autres organisations est conservé. Les dossiers historiques restent disponibles ; les administrateurs autorisés peuvent restaurer les utilisateurs retirés lorsque les conditions le permettent.

Où résident les fichiers

Pour les fichiers privés téléversés, une autorisation est nécessaire avant l’émission d’un lien de téléchargement à durée limitée. Toute personne disposant d’un lien non expiré peut l’utiliser ; partagez-le uniquement avec les destinataires prévus. Les fichiers délibérément publiés via les processus de publication pris en charge sont accessibles au public.

Liens de collecte et examen

Les liens de collecte natifs utilisent un processus distinct et des limites liées à l’offre. Les nouvelles soumissions entrent dans une file d’examen ; seules les soumissions approuvées contribuent aux valeurs réelles des indicateurs. Les soumissions en attente ou rejetées ne sont pas comptabilisées. Le panneau d’état Intégrations ne configure pas lui-même les connecteurs d’outils de terrain externes, de SMS ou de messagerie instantanée.

Activité d’exportation au format CSV

Le journal d’audit des exports permet de télécharger au format CSV les activités d’exportation enregistrées, sous réserve des fonctionnalités disponibles, des autorisations et de la conservation des données. Il ne constitue pas un relevé complet de toutes les actions.

Quota quotidien de messages

Les quotas de messages par utilisateur et par jour sont de 10 pour Free, 50 pour Starter, 250 pour Team et 1 000 pour Pro ; Enterprise n’a pas de quota fixe de messages. Les appels utilisant votre propre clé de fournisseur d’IA pris en charge ne sont pas décomptés de ce quota. La disponibilité du service, les autres limites d’utilisation et les frais du fournisseur restent applicables.

Ce qu'il peut faire

Les fonctionnalités disponibles peuvent inclure des suggestions d’indicateurs, la traduction entre l’anglais et le birman, la rédaction de rapports et des résumés. Les fonctionnalités de base de connaissances documentaire sont réservées aux offres Pro+. Confirmez les outils activés et vérifiez les résultats de l’IA à partir de vos dossiers ; ils peuvent être incomplets ou inexacts.

Où nous joindre

Questions sur le produit : hello@empobase.com. Signalements de sécurité : security@empobase.com. Confidentialité / DPA : privacy@empobase.com.

Cadence

Consultez les notes de version publiées pour les changements documentés et la Feuille de route pour les projets actuels. Un élément prévu ne constitue pas un engagement de livraison.