Jifunze jinsi ya kutumia EMPOBase.

Linakusudiwa nani

Kwa timu za mashirika yasiyo ya kiserikali na mashirika ya kiraia zinazoratibu miradi, watu, rasilimali na utoaji wa taarifa. Tumia maonesho yenye data za mfano kuthibitisha kama mitiririko ya kazi inayopatikana inakidhi mahitaji yako.

Jinsi mashirika yanavyofanya kazi

Ufikiaji wa rekodi za kila shirika unadhibitiwa kwa kuingia na ruhusa za majukumu.

Hatua

Fungua ukurasa wa usajili wa EMPOBase na ufuate hatua za sasa za kufungua akaunti.

• Chagua njia ya kuingia inayopatikana na ukamilishe uthibitishaji wa barua pepe ikiwa unahitajika.
• Unapounda shirika jipya, akaunti yako huwa Owner wa shirika hilo.
• Kagua mipangilio ya shirika lako na vikomo vya mpango wa huduma unaopatikana.
• Fungua Programs ili kuunda mradi ikiwa ruhusa zako na mpango wako wa huduma vinaruhusu.

Vikomo vya bila malipo dhidi ya vya malipo

Mpango wa bila malipo unajumuisha mradi 1, watumiaji 3, viashiria 5, na hifadhi ya 2 GB — inatosha kujaribu. Mipango ya malipo hufungua uwezo zaidi na vipengele mahususi vya kila moduli. Mpango na Malipo katika Mipangilio huonyesha matumizi yako ya sasa dhidi ya kikomo chako.

Mtiririko wa mwaliko

Fungua User Management, weka barua pepe ya mwenzako na umpe majukumu yanayofaa. Kagua ufikiaji unaokusudiwa kabla ya kutuma mwaliko; baadhi ya michanganyiko ya majukumu imezuiwa.

Jinsi nafasi zinavyohesabiwa

Watumiaji wa kusoma-tu "watazamaji" huhesabiwa kama nusu nafasi. Hivyo, shirika la ngazi ya Team lenye nafasi 25 linaweza kuchanganya wahariri 10 + watazamaji 30 (10 + 15 = 25). Sehemu ya matumizi katika Mpango na Malipo huonyesha hesabu hii kwa wakati halisi.

Majukumu yaliyowekwa awali na yaliyobinafsishwa

Majukumu yaliyowekwa awali ni pamoja na Owner, Organization Admin, Country Director, Programme Manager, Finance & Admin Officer, Grant/Finance Lead, MEAL Officer na Field Officer. Kagua ruhusa za kila jukumu kabla ya kulikabidhi. Owner ni jukumu la mfumo lililolindwa; haliwezi kubadilishwa jina au kufutwa.

• Badilisha majina ya majukumu yanayoweza kuhaririwa ili yafae shirika lako.
• Kagua ufikiaji wa kumbukumbu pamoja na ruhusa ya kuzibadilisha au kuziidhinisha.
• Unda majukumu maalumu kwa wajibu uliofafanuliwa.
• Wapangie upya majukumu wanachama walio hai kabla ya kufuta jukumu linaloruhusiwa kufutwa.

Mtumiaji mmoja anaweza kushikilia majukumu kadhaa

Kabidhi majukumu yanayooana pekee. Kuunganisha majukumu kunaweza kupanua ufikiaji, na vizuizi huzuia baadhi ya kazi za utawala na uendeshaji kushikiliwa pamoja na mtu mmoja. Kagua ruhusa zinazotokana na mchanganyiko huo na wajibu wa kuidhinisha kabla ya kuhifadhi.

Orodha ya ruhusa

Ruhusa zinahusu ufikiaji wa moduli na vitendo kama kusoma, kuhariri, kuidhinisha, kualika, kutoa data na kubadilisha mipangilio. Cheo cha kazi pekee hakibainishi anachoweza kufikia mtumiaji. Kagua ruhusa za majukumu aliyopangiwa.

Ufikiaji wenye mipaka wa usaidizi

Wafanyakazi wa EMPO wanaweza kusaidia katika usimamizi wa akaunti na majukumu na wanaweza kufikia baadhi ya hati za shirika wakati wa usaidizi. Wasiliana nasi ili kuthibitisha upeo na kumbukumbu za shughuli zinazopatikana.

Kilichomo

Mionekano inayopatikana inaweza kujumuisha muhtasari wa miradi, maombi yanayosubiri idhini na shughuli za hivi karibuni. Tumia moduli husika kukagua kumbukumbu ya msingi kabla ya kuchukua hatua.

Jinsi inavyoelekeza

Fuata viungo vya moduli vinavyopatikana ili kukagua au kusasisha kumbukumbu. Muhtasari wa dashibodi hauchukui nafasi ya kumbukumbu ya msingi au hatua ya kuidhinisha.

Unachopata kwa kila mradi

Tumia zana zinazopatikana kurekodi tatizo la mradi, malengo, wadau na dhana za kupanga.

• Panga mfumo wa kimantiki kwa kuzingatia malengo, matokeo, mazao ya kazi na shughuli.
• Rekodi wajibu kwa jedwali la RACI.
• Andika mabadiliko yaliyopendekezwa na hali ya mapitio yake.
• Hifadhi kumbukumbu zinazohitajika kwa mapitio na kufungwa kwa miradi ya shirika lako.

Jinsi Programs inavyounganishwa na MEAL

Tumia maktaba ya viashiria kusaidia kufafanua viashiria katika mfumo wa kimantiki wa mradi. Fuatilia matokeo ya viashiria katika MEAL. Kuchagua maandishi ya maktaba hakuundi kiungo kinachosasishwa kiotomatiki kati ya mstari wa mfumo wa kimantiki na matokeo ya viashiria.

Maktaba ya viashiria

Maktaba ina ufafanuzi wa viashiria, njia za uthibitishaji, mwongozo wa kugawa data katika makundi na mifumo ya marejeo katika sekta za kibinadamu. Kagua vyanzo vya kila kipengele na ukibadilishe kulingana na mahitaji ya mfadhili na programu yako; kuwepo katika maktaba si uthibitisho rasmi wa kufuata masharti.

Taarifa za shughuli za uwandani

Aina za taarifa zinazopatikana ni pamoja na hali, shughuli/maendeleo, matukio, ufuatiliaji, tathmini, na maelezo ya maendeleo na ya mwisho ya 8+3. Taarifa ya maelezo iliyowasilishwa haianzishi kiotomatiki matokeo ya kiashiria yaliyoidhinishwa.

Dashibodi na utoaji wa data

Tumia vichujio na vitendo vya kutoa data vinavyopatikana katika mwonekano husika wa taarifa. Utoaji wa data za IATI ni kipengele cha Pro+ ambacho upatikanaji na sehemu za data zinazojumuishwa lazima zithibitishwe; kagua faili halisi na maamuzi ya kufichua taarifa kabla ya kuchapisha. Kutoa data si uthibitisho wa kufuata IATI au masharti ya mfadhili.

Orodha ya wafanyakazi na wasifu

Jina, cheo, kituo cha kazi, msimamizi wa moja kwa moja, aina ya mkataba na mwisho wa mkataba, pamoja na ufikiaji wa wasifu kwa kila sehemu (binafsi, ajira, familia, hati, ngazi ya usimamizi) ili msimamizi aone sehemu tu ambazo jukumu lake linaruhusu. Hati za utambulisho — pasipoti, kitambulisho cha taifa, kibali cha kazi, viza — zinafuatiliwa pamoja na tarehe za mwisho. Chuja na tafuta; HR inahamisha faili za CSV kwa kila kituo.

Likizo

Bainisha aina za likizo na vikomo vya sera, kisha tumia mtiririko wa ngazi za usimamizi kukagua maombi. Maombi yanayosubiri au yaliyoidhinishwa yenye tarehe zinazoingiliana kwa mfanyakazi mmoja hukataliwa. Mwonekano wa upatikanaji wa timu huonesha upatikanaji bila kuonesha sababu ya likizo.

Fomu za muda na gharama za kazi

Wasimamizi hawawezi kuidhinisha muda wao wenyewe. Muda wa mradi ulioidhinishwa na unaostahiki unaweza kuchangia gharama za kazi katika Fedha.

Malipo na muhtasari wa mishahara

Madaraja ya malipo na kumbukumbu za mishahara zinahitaji ruhusa maalumu za malipo na mafao. Mizunguko ya mapitio ya malipo, mipango ya mafao na usajili katika mipango hiyo hurekodiwa. Muhtasari wa mishahara hukadiria gharama za miezi sita iliyopita kwa kutumia kumbukumbu za mishahara zinazopatikana na usajili wa sasa wa mafao; huonesha sarafu zisizojumuishwa na si daftari la kihistoria la malipo ya mishahara. Muhtasari wa usawa wa malipo haufichui makundi ya watu chini ya watano. EMPOBase haihesabu kodi za mishahara au michango ya kijamii, haitoi hati za malipo ya mshahara wala kuwasilisha taarifa zinazotakiwa kisheria.

Mzunguko wa maisha ya kazi ya mfanyakazi

Matukio ya kuanza kazi, mapitio ya kipindi cha majaribio, maamuzi ya mkataba na kuondoka kazini hutumia tarehe zinazopatikana kwenye wasifu na hali ya ajira ndani ya vipindi vya tarehe vya mazingira ya kazi. Mabadiliko ya majukumu huanzishwa na mtumiaji, si kiotomatiki. Weka kumbukumbu za msingi katika hali ya sasa na ukague orodha za ukaguzi, wahusika wanaowajibika na tarehe zinazotokana nazo. Tarehe nyeti za ajira zinahitaji ufikiaji unaofaa wa rasilimali watu.

Ulinzi, malalamiko na kesi

Matamko yaliyosainiwa ya PSEA na maadili ya kazi ni kumbukumbu inayoweza kufanywa upya yenye tarehe ya mwisho, si karatasi ya PDF ya mara moja, na tangazo linaonekana wakati wa kuingia mfumo pale moja linapohitajika. Nafasi ya kazi ya mpango wa ulinzi inashikilia hali ya sera, njia za kuripoti, mtu wa mawasiliano (anayeonekana kwa kila mfanyakazi) na daftari la hatari. Kesi za malalamiko na kinidhamu zinashughulikiwa kama kazi ya siri yenye sheria zake za ufikiaji.

Uangalizi wa wafanyakazi, mipango ya dharura na tafiti

Wajibu wa uangalizi na mipango ya dharura katika nafasi moja ya kazi: maeneo ya dharura yenye njia na minyororo ya mawasiliano, walinzi, kumbukumbu za mazoezi, orodha ya utayari wa shirika na vikumbusho kwa wafanyakazi ambao hawajajaza mawasiliano ya dharura. Staff Voice inaendesha tafiti kwa idhini tofauti ya kujibu ambayo kila mfanyakazi anayo kwa kawaida; kusimamia tafiti na kusoma matokeo ya jumla kunahitaji idhini ya kuandika ya HR.

Vipaji, uajiri, kasha na uchambuzi

Rekodi za vipaji na maendeleo ni mali ya mfanyakazi, zikiwa na mwonekano wa msimamizi kulingana na hali ya mtiririko wa kazi na violezo vya mizunguko ya HR. Uajiri hutumia mtiririko wa kufuatilia waombaji kwa kila shirika. Confidential HR Vault tofauti husimba faili kwenye kivinjari chako kabla ya kupakiwa katika mitiririko ya kazi inayotumika na iliyowezeshwa. Thibitisha upatikanaji wake, ufikiaji na mahitaji ya kurejesha funguo kabla ya kuitumia. Uchambuzi wa HR huonyesha takwimu zilizothibitishwa dhidi ya rekodi za shirika linalomiliki data pekee.

Muundo wa shirika

Tumia mipangilio ya Organogram kudumisha mahusiano ya kuripoti kwa wasimamizi. Kagua ugawaji wa wajibu wa mradi wafanyakazi au ngazi za usimamizi zinapobadilika.

Daftari kuu na majarida

Chati yako mwenyewe ya akaunti yenye uainishaji wa taarifa. Kila jarida lazima lisawazishwe — ingizo ambalo deni na mkopo wake havilingani linakataliwa — na kila mstari unaweza kubeba mradi, ruzuku na mstari wa bajeti ya ruzuku, na fedha yenye aina yake ya vizuizi, hivyo ingizo moja linahudumia daftari kuu, bajeti dhidi ya matumizi halisi na ufuatiliaji wa fedha zenye vizuizi kwa wakati mmoja. Kanuni za kujirudia huandaa rasimu za majarida kwa ukaguzi; ugawaji wa gharama na urejeshaji wa gharama zisizo za moja kwa moja pia hurekodiwa kama majarida.

Idhini, ufungaji wa vipindi na masahihisho

Viwango vya idhini huwekwa na shirika lako. Maombi yaliyoidhinishwa yanaingizwa kwenye leja mara moja tu. Maingizo ya leja hubaki yenye mizani, na vipindi vya uhasibu vilivyofungwa vinalindwa.

Sarafu nyingi

Weka sarafu kuu ya shirika. Kila ingizo linahifadhi sarafu yake ya awali, kiasi, kiwango cha ubadilishaji na tarehe ya kiwango pamoja na kiasi cha sarafu kuu. Viwango vya ubadilishaji vinasimamiwa kwa kila shirika na timu yako ya fedha (havitolewi moja kwa moja kutoka kwa chanzo hai), na uthaminishaji upya hurekodiwa kama majarida yake yenyewe ili mkondo wa ufuatiliaji ubaki wazi.

Bajeti za mradi na ruzuku

Bajeti za kila kipengele kwa kila mradi na kila ruzuku, huku bajeti dhidi ya matumizi halisi ikisasishwa manunuzi yanapofika na majarida yanaporekodiwa. Fedha zenye vizuizi zinafuatiliwa kupitia ahadi na aina za vizuizi, hivyo unaweza kuona kilichotumika, kilichoahidiwa na kinachobaki kwa kila ruzuku.

Kutoka manunuzi hadi malipo

Mtiririko wa ununuzi hadi malipo hurekodi maombi ya ununuzi, oda za ununuzi, mapokezi ya bidhaa, idhini za malipo na miingizo ya hesabu, kwa kutumia kanuni za kuidhinisha na mgawanyo wa majukumu uliowekwa. Kupokea bidhaa hakusasishi kiotomatiki stok ya ghala; idhini ya malipo au ingizo lililowekwa kwenye daftari la hesabu si uthibitisho kwamba malipo yamekamilika kupitia benki.

Taarifa za fedha na taarifa za ruzuku

Taarifa za fedha hutumia makundi ya chati yako ya akaunti, yakiwemo matumizi ya kiutendaji. Kagua makundi na miingizo kabla ya kutegemea taarifa. Fedha za ruzuku na kalenda za utoaji wa taarifa husaidia kazi yako ya kuripoti; havithibitishi kufuata masharti ya mfadhili au ya kisheria. Thibitisha upatikanaji na data zinazojumuishwa katika utoaji wa IATI wa Pro+ kabla ya kuutumia.

Mpaka wa uhasibu wa mishahara

Kumbukumbu za ugawaji wa mishahara — mgawanyo wa gharama za kila mzunguko wa malipo katika miradi, vituo vya gharama na mistari ya bajeti — hufika Finance kama jumla zilizofungwa kwa kila mzunguko, kipindi na mradi, zikiwa na alama ya tatizo pale mgawanyo hautimii asilimia 100; hakuna majina, mistari ya mishahara au taarifa za benki zinazoingia kwenye mwonekano wa daftari kuu. EMPOBase haihesabu kodi ya mishahara au michango ya kijamii, haitoi risiti za mishahara wala kuwasilisha marejesho ya kisheria; hayo yanabaki kwa mtoa huduma wako wa mishahara au mhasibu.

Stok na usambazaji

Rekodi stok kwa eneo na ukague kumbukumbu za uhamishaji na usambazaji. Hifadhi marejeo ya miradi na shughuli zinazohusika yanapopatikana. Linganisha kumbukumbu na hesabu za bidhaa zilizopo na ushahidi wa kufikishwa kwake.

Daftari la rasilimali

Rekodi vitambulisho vya mali, watunzaji, maeneo na hali yake. Kagua mahitaji ya shirika na mfadhili wako ya kurekodi mali; kudumisha daftari pekee hakuthibitishi kufuata masharti.

Kinachowekwa hapa

Hifadhi nyaraka zinazofaa za shirika katika eneo husika. Hakiki PDF na picha zinazokubaliwa ndani ya programu; pakua aina nyingine za faili ili kuzifungua. Kagua ufikiaji kabla ya kupakia kumbukumbu za siri.

Udhibiti wa ufikiaji

Ufikiaji wa nyaraka hutegemea eneo la nyaraka, kundi na ruhusa zilizowekwa. Baadhi ya makundi yana vizuizi vya ziada. Usidhani kuwa jina la folda hufanya faili kuwa la siri au kwamba kila faili linaruhusu mipangilio maalumu ya ufikiaji kuchukua nafasi ya kanuni zilizopo.

Bodi na mikutano

Dumisha kumbukumbu za wajumbe wa bodi, muhtasari wa mikutano, maazimio na mahudhurio pale inapowezekana. Data zinazoweza kutolewa haziondoi haja ya kukagua mahitaji husika ya kuwasilisha taarifa rasmi.

Mgongano wa maslahi

Rekodi taarifa za migongano ya maslahi na ufuatilie uwasilishaji wa matamko ya uthibitisho ya kila mwaka. Kagua matamko ambayo hayajawasilishwa; usidhani kumbukumbu hujisasisha kiotomatiki.

Kuunda tangazo

Fungua Announcements na uchague New announcement. Ongeza kichwa na ujumbe, kisha bandika matangazo muhimu juu ikiwa ruhusa zako zinaruhusu.

Tafsiri ya EN ↔ MY

Tafsiri ya Kiingereza–Myanmar ni kipengele cha Team+ pale ilipowezeshwa. Kagua ujumbe uliotafsiriwa kabla ya kuchapisha; matokeo ya AI yanaweza kuwa yasiyo sahihi. Upatikanaji wa lugha nyingine lazima uthibitishwe.

Matoleo ya sera

Weka waraka na toleo la sera katika hali ya sasa, na bainisha wafanyakazi wanaohitaji kutoa uthibitisho kuhusu sera. Kagua uthibitisho ambao bado haujatolewa kupitia mtiririko wa kazi unaopatikana.

Kumbukumbu za matamko ya kukiri

Kumbukumbu za matamko ya kukiri zinajumuisha toleo la sera, utambulisho wa mfanyakazi, tarehe na saa, pamoja na njia iliyotumika. Kukiri hurekodi kitendo hicho; peke yake hakuthibitishi uelewa au uzingatiaji wa sheria.

Ufikiaji wa mkaguzi

Weka muda wa ufikiaji, kipindi cha data na upeo wa miradi inavyofaa, kisha kagua au batilisha ufikiaji inapohitajika. Mkaguzi anaweza kufikia ushahidi unaopatikana ndani ya upeo huo.

Kukagua ushahidi

Nyaraka zinazopatikana zinaweza kuhakikiwa au kupakuliwa moja moja. Kagua upeo uliowekwa na upatikanaji wa nyaraka kabla ya ukaguzi; kifurushi kamili cha ushahidi uliounganishwa hakijahakikishwa.

Vipimo vya matumizi

Linganisha matumizi yaliyorekodiwa ya watumiaji, miradi na hifadhi na vikomo vinavyooneshwa kwa shirika lako. Kagua kumbukumbu husika ikiwa jumla zinazooneshwa hazilingani na unavyotarajia.

Kubadilisha ngazi

Chagua mpango unaofaa mahitaji ya watumiaji na miradi hai ya shirika lako. Thibitisha masharti ya malipo na uwezo na timu kabla ya kubadilisha mpango.

Upakiaji wa nembo

Tumia picha ya PNG, JPG au WebP inayokubaliwa na iliyo ndani ya kikomo cha upakiaji kinachooneshwa. Faili za SVG hazikubaliwi kupakiwa.

Mahitaji ya kikoa

Wasiliana na usaidizi kujadili mahitaji ya kikoa na kuthibitisha upatikanaji kabla ya kubadilisha DNS. Kihariri cha chapa hakiahidi kuweka kikoa maalumu au kikoa kidogo.

Kuondoa ufikiaji wa shirika

Kuondoa mtumiaji humwondolea ufikiaji wa shirika hili na kukatisha vipindi vyake hai ndani yake. Ufikiaji wa mashirika mengine hubaki. Kumbukumbu za zamani hubaki; wasimamizi walioidhinishwa wanaweza kurejesha watumiaji walioondolewa wanaostahili.

Mahali faili zinapokaa

Faili zilizopakiwa kwa faragha zinahitaji idhini kabla ya kutolewa kwa kiungo cha kupakua chenye muda maalumu wa matumizi. Mtu yeyote mwenye kiungo ambacho hakijaisha muda wake anaweza kukitumia, hivyo kishiriki na wapokeaji waliokusudiwa pekee. Faili zilizochapishwa kwa makusudi kupitia mitiririko ya uchapishaji inayotumika zinapatikana kwa umma.

Viungo vya kukusanya data na ukaguzi

Viungo vya kukusanya data vilivyojengewa ndani hutumia mtiririko tofauti wa kazi na vikomo vya mpango wa huduma. Data mpya zinazowasilishwa huingia kwenye foleni ya ukaguzi; ni zilizokubaliwa pekee zinazochangia thamani halisi za viashiria. Zinazosubiri na zilizokataliwa hazihesabiwi. Paneli ya hali ya Integrations yenyewe haiweki viunganishi vya zana za nje za uwandani, SMS au mazungumzo.

CSV ya shughuli za kutoa data

Export Audit Trail hutoa upakuaji wa CSV za shughuli za kutoa data zilizorekodiwa, kulingana na vipengele vinavyopatikana, ruhusa na muda wa kuhifadhi. Si rekodi kamili ya kila kitendo.

Mgao wa kila siku wa ujumbe

Viwango vya ujumbe kwa kila mtumiaji kwa siku ni Free 10, Starter 50, Team 250 na Pro 1,000; Enterprise haina kikomo maalumu cha idadi ya ujumbe. Maombi yanayotumia ufunguo wako mwenyewe wa mtoa huduma wa AI anayekubaliwa hayahesabiwi katika kikomo hiki cha ujumbe. Upatikanaji wa huduma, vikomo vingine vya matumizi na ada za mtoa huduma bado vinatumika.

Anachoweza kufanya

Vipengele vinavyopatikana vinaweza kujumuisha mapendekezo ya viashiria, tafsiri ya Kiingereza–Myanmar, kuandaa rasimu za taarifa na muhtasari. Vipengele vya msingi wa maarifa wa nyaraka ni vya Pro+. Thibitisha zana zilizowezeshwa na ulinganishe matokeo ya AI na kumbukumbu zako; yanaweza kuwa hayajakamilika au si sahihi.

Mahali pa kutufikia

Maswali kuhusu bidhaa: hello@empobase.com. Ufichuzi wa usalama: security@empobase.com. Faragha / DPA: privacy@empobase.com.

Ratiba ya matoleo

Angalia taarifa za matoleo zilizochapishwa kwa mabadiliko yaliyoandikwa na Roadmap kwa mipango ya sasa. Jambo lililopangwa si ahadi ya kulikamilisha na kulitoa.